Kosten ten laste van het budget van de Stad:
In deze fase van de opdracht zijn er nog geen definitieve financiële gevolgen aan dit besluit.
De definitieve financiële gevolgen zullen pas gekend zijn bij gunning van de opdracht.
Er zijn binnen de stad Roeselare heel wat vragen naar het inzetten van digital signage voor diverse doeleinden. Dit in eerste instantie om informatie te pushen, met hier en daar ook de vraag naar interactiviteit (pull-oplossingen).
Er is nood aan een uniforme benadering voor de bestelling van schermen en de softwarematige aansturing, dit om elke vorm van communicatie op een gecoördineerde wijze op de juiste manier, op het juiste moment en via het juiste kanaal tot bij de burger te krijgen. Elk scherm moet centraal kunnen aangestuurd worden. Deze schermen worden op een ‘slimme’ wijze gevoed en in sommige situaties op een volledige geautomatiseerde manier vanuit het city dashboard. Zo wordt gradueel gebouwd aan wat het communicatieschild 2025 van de Stad wordt genoemd.
In het kader van de opdracht “Raamovereenkomst m.b.t. de realisatie van een “digitaal communicatieschild” werd een selectieleidraad met nr. ICT/069 W2008 218 opgesteld door het departement ICT in samenwerking met de dienst Aankopen.
De Stad Roeselare zal de procedure voeren en treedt op als aankoopcentrale overeenkomstig artikel 2, 6°a en artikel 2,7°b van de overheidsopdrachtenwet, m.n. voor begunstigde aanbestedende overheden Motena en de Gemeente Wielsbeke. Die laatste hebben de mogelijkheid om na de gunningsbeslissing, elk voor zich, eveneens een afzonderlijke raamovereenkomst te sluiten met de door de Stad Roeselare aangestelde opdrachtnemer.
De opdracht van de opdrachtnemer bestaat er niet slechts in “een aantal deelopdrachten” te verwezenlijken, maar wel om het ruimere project te verwezenlijken, m.n. de realisatie van het digitale communicatieschild. Dat is niet mogelijk op vier jaar tijd. Daarom zal, behoudens ingeval van voortijdige beëindiging, de raamovereenkomst een looptijd hebben van twaalf jaar vanaf de sluitingsdatum. De aanbestedende overheid behoudt zich wel het recht om de raamovereenkomst op gemotiveerde wijze voortijdig te beëindigen, meer bepaald op de zesde, de achtste of de tiende verjaardag van de sluitingsdatum.
De maximale waarde van de raamovereenkomsten bedraagt:
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 1.283.057,85 excl. btw of € 1.552.500,00 incl. 21% btw.
De opdeling in percelen van de opdracht werd overwogen, doch niet zinvol geacht omwille van de (technische) samenhang van de opdracht in zijn geheel en omdat de noodzaak tot coördinatie tussen verschillende opdrachtnemers voor percelen de goede uitvoering van de opdracht ernstig zou dreigen te ondermijnen.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling op grond van artikel 38, §1, 1°, a), b), c) en d) van de overheidsopdrachtenwet, zoals ook verder beschreven in de selectieleidraad.
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
De dienst Aankopen heeft dit besluit opgemaakt in samenwerking met het departement ICT.
De selectieleidraad en de raming voor de opdracht “Raamovereenkomst m.b.t. de realisatie van een “digitaal communicatieschild”", opgesteld door het departement ICT, in samenwerking met de dienst Aankopen worden goedgekeurd.
De totale geraamde waarde van de opdracht (over de gehele duurtijd) bedraagt € 1.283.057,85 excl. btw of € 1.552.500,00 incl. 21% btw. Het stadsaandeel wordt geraamd op € 1.132.231,50 excl. btw of € 1.370.000
incl. 21% btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
Stad Roeselare wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van Motena en de gemeente Wielsbeke bij de gunning van de opdracht op te treden.
Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan Motena en de gemeente Wielsbeke.