Via ministerieel besluit van 13 maart 2020 is de federale fase van het nationaal noodplan betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19 afgekondigd. De federale fase is een uitzonderlijke situatie en is nog altijd van toepassing.
Die uitzonderlijke situatie rechtvaardigde het om van de normale vergaderwijze af te wijken. In die omstandigheden kan het lokaal bestuur via een burgemeestersbesluit (politieverordening) een andere vergaderwijze vastleggen.
Cf. de richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur, van kracht sinds september 2020, dient bij elke vorm van vergaderen de democratische waarborgen uit de regelgeving zoals tegensprekelijk debat, openbaarheid van de vergadering (indien van toepassing) of correct verloop van beraadslaging en stemming verzekerd te worden.
Hiertoe werd een kader opgemaakt voor de vergaderingen van de lokale bestuursorganen. Dit kader is o.a. van toepassing op de vergaderingen van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraadscommissies.
De burgemeester besliste dan ook op 14 juni 2021 om de zitting van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 juni 2021 en de gemeenteraadscommissies op 21, 22 en 24 juni 2021 digitaal te organiseren. De digitale zittingen worden gelivestreamd en zullen kunnen gevolgd worden via een link op de website.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het besluit van de burgemeester van 14 juni 2021 m.b.t. de organisatie van een digitale zitting van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 juni 2021 en de gemeenteraadscommissies op 21, 22 en 24 juni 2021 te bekrachtigen.
In het kader van het aanpalend woonproject Bel-Ford op de voormalige Proximus(Belgacom)-site wordt de Wortelstraat opgewaardeerd: de Wortelstraat wordt verbreed tussen de Sint-Amandsstraat en de Hendrik Consciencestraat. De heraanleg is gelijktijdig met de aanleg van het binnenplein op de bouwsite Bel-Ford (in 2022) voorzien. Om deze verbreding te realiseren werd door de Afdeling Vastgoedtransacties een ontwerp van akte opgemaakt, waarbij de Vereniging van mede-eigenaars "Vereniging van Mede-Eigenaars van de Residentie Hendrik Consciencestraat 1AB te 8800 Roeselare" 13 ca grond kosteloos overdraagt aan de stad Roeselare.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de overdracht en het ontwerp van akte goed te keuren.
In functie van de voorziene ontwikkeling van het projectgebied Gitsestraat (Roobaertpark) is de verwerving van een aantal gronden noodzakelijk (nader bepaald in het masterplan van het projectgebied Gitsestraat (Roobaertpark)): enerzijds om de heraanleg van het kruispunt Robaardstraat, Rolariusweg, Bobijnstraat en Gitsestraat (aanleg kruispunt) mogelijk te maken; anderzijds om (in de toekomst) gemeenschapsvoorzieningen (1 ha) te kunnen voorzien.
De financiering voor de aankoop van deze gronden werd verankerd in de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Hooglede d.d. 20 januari 2014. In deze overeenkomst werd afgesproken dat gemeente Hooglede 23% bijdraagt in de aankoopprijs van de gronden voor een gemeenschapszone (afgesproken grootte van 1 ha aan 95 euro per m² (= 218.500 euro)).
Daaropvolgend werden samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met de verschillende verkavelaars. Voor ieder bebouwd lot wordt, in het kader van de ontwikkeling van de gemeenschapsvoorziening, een aandeel van 914 euro betaald aan de stad. In het kader van de heraanleg van het kruispunt Robaardstraat, Rolariusweg, Bobijnstraat en Gitsestraat wordt voor ieder bebouwd lot 125 euro betaald aan de stad. Hierdoor is de aankoop van de gronden bijna 100% prefinanciering.
Omdat deze gronden dezelfde eigenaar hebben, worden ze hier samen behandeld.
Notaris Mouriau maakte een ontwerp van akte op. De aankoopakte omvat een oppervlakte van Lot 2: 1ha 42 a 16 ca, Lot 3b: 1 a 90 ca en Lot 4: 7a 75 ca. In totaal 1ha 51a 81 ca voor een bedrag van 1.442.195 euro.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te willen verlenen aan het ontwerp van akte en aan notaris Mouriau wordt gevraagd om de akte te verlijden.
In de gemeenteraad van 29 maart 2021 werden de straatnamen "Generaal Maczekstraat, Simonne Brugghestraat, Lucien Van Moerbekestraat, Irma Speybrouckstraat, Frans Dujardinstraat, Helena Popperstraat" aan de nieuwe straten in de verkaveling van Hectaar principieel vastgesteld.
De straatnamen worden toegekend aan de nieuwe wegen in de verkaveling van Hectaar in het Woongebied Gitsestraat.
Zowel de Brandweerzone Midwest als de Politiezone RIHO verleenden op dit voorstel een gunstig advies.
Het openbaar onderzoek werd geopend op 12 april 2021 en werd beëindigd op 11 mei 2021. Tijdens de procedure werden er geen bezwaren/opmerkingen ingediend.
Op 12 april 2021 werd advies gevraagd aan de Cultuurraad. Zij hebben geen advies verleend in dit dossier. Artikel 4 van het decreet tot bescherming van de namen van de openbare wegen en pleinen bepaalt dat bij ontstentenis van een binnen de voorgeschreven termijn overgezonden advies, dit advies als gunstig wordt beschouwd.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de toekenning van de straatnamen "Generaal Maczekstraat, Simonne Brugghestraat, Lucien Van Moerbekestraat, Irma Speybrouckstraat, Frans Dujardinstraat, Helena Popperstraat" definitief vast te stellen.
In de gemeenteraad van 29 maart 2021 werd de straatnaam 'Heirwegmeers' principieel vastgesteld. De straatnaam wordt toegekend aan de nieuwe weg in de verkaveling van Immo Bossu.
De verkaveling is een aanvulling op de bestaande naastgelegen verkaveling en straat 'Heirwegmeers'. Hierop zal de nieuwe doodlopende straat aangesloten worden. Het lijkt dan ook vanzelfsprekend om de bestaande straatnaam 'Heirwegmeers' door te trekken.
Zowel de Brandweerzone Midwest als de Politiezone RIHO verleenden op dit voorstel een gunstig advies.
Het openbaar onderzoek werd geopend op 12 april 2021 en werd beëindigd op 11 mei 2021. Tijdens de procedure werden er geen bezwaren/opmerkingen ingediend.
Op 12 april 2021 werd advies gevraagd aan de Cultuurraad. Zij verleenden geen advies in dit dossier. Artikel 4 van het decreet tot bescherming van de namen van de openbare wegen en pleinen bepaalt dat bij ontstentenis van een binnen de voorgeschreven termijn overgezonden advies, dit advies als gunstig wordt beschouwd.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de toekenning van de straatnaam 'Heirwegmeers' definitief vast te stellen.
De rekening voor het dienstjaar 2020 van de verschillende kerkfabrieken en de Protestantse kerk werd nagezien door de financieel directeur. De opmerkingen zijn opgenomen in bijlage.
De jaarrekeningen zijn allemaal correct en volledig.
Alle vereiste stukken zijn bijgevoegd. Ook is er telkens een inhoudelijke toelichting te vinden m.b.t. 2020.
Vaststelling m.b.t. dit jaar is dat de impact van de coronamaatregelen bij alle kerkfabrieken duidelijk te zien is in de rekeningen; dit zowel in ontvangsten als uitgaven.
De gebudgetteerde toelagen (toelagen die voortvloeien uit het door de stad goedgekeurde budget) werden betaald aan de kerkfabrieken, dit cf. de regelgeving.
In concreto werd er een bedrag van 424.852,16 euro betaald, terwijl het effectief tekort dat uit de rekeningen blijkt 200.014,86 euro is. Er werd aldus 224.837,30 euro ‘teveel’ betaald over alle kerkfabrieken heen.
Als we dit per kerkfabriek bekijken, is het effectief ‘teveel betaalde’ iets lager, nl 206.655, 52 euro.
Wat de investeringen betreft, betaalden we toelages uit voor een bedrag van 6.818,35 euro. Deze betroffen telkens de betaling van een eerste factuur i.h.k.v. het calamiteitenplan.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd gunstig advies te verlenen over de rekening van de diverse kerkfabrieken en de Protestantse kerk voor het dienstjaar 2020.
In toepassing van art. 50 van het decreet d.d. 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten werd door het Centraal Kerkbestuur de wijzigingen aan het budget 2021 van de kerkfabriek Sint-Petrus en Paulus ingediend bij de Stad.
In de gemeenteraadszitting van 19 oktober 2020 werd akte genomen van het budget 2021 van de kerkfabriek Sint-Petrus en Paulus.
Het meerjarenplan 2020-2025 werden door de gemeenteraad goedgekeurd in zitting van 16 december 2019 en gewijzigd in zitting van 19 oktober 2020.
De budgetwijzigingen werden nagezien door de financieel directeur:
Deze budgetwijziging betreft de overdracht van de in 2020 niet-benutte investeringskredieten in het kader van de restauratie van beelden en branddetectie.
Deze wijziging heeft geen impact op de Stad, gezien de investeringstoelages zijn voorzien.
Er zijn geen wijzigingen in exploitatie.
Deze wijziging betreft een wijziging in exploitatie.
De kerkfabriek dient wat dringende herstellingen te doen aan de dakgoten van de woning Kerkplein 13 (privaat patrimonium).
Dit betreft minimale herstellingen die kunnen worden uitgevoerd in exploitatie.
Dit werd besproken met de Stad.
Deze wijziging heeft een impact van 5.000 euro op de exploitatietoelage 2021, die met dit bedrag stijgt.
Er zijn geen wijzigingen in investeringen.
Gezien de budgetwijzigingen passen in het goedgekeurde meerjarenplan, dient de gemeenteraad hiervan enkel akte te nemen.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen van de budgetwijziging 1 en 2 2021 van de kerkfabriek Sint-Petrus en Paulus.
Met de uitnodiging van 1 juni 2021 van vzw het Cultuurcentrum "De Spil" worden de vertegenwoordigers namens de Stad uitgenodigd op de algemene vergadering op 26 augustus 2021:
Volgende personen maken deel uit van de algemene vergadering:
dhr. Dirk Lievens, dhr. Matthijs Samyn, dhr. Stefaan Van Coillie, mevr. Mieke Vanbrussel, mevr. Ria Vanzieleghem, mevr. Margot Wybo, dhr. Bart De Meulenaer, mevr. Siska Rommel, dhr. Peter Claeys, mevr. Jeaninne Vandenabeele, dhr. Steven Dewitte, dhr. Henk Kindt en mevr. Liselot De Decker.
Cf. artikel 246 §2 van het decreet lokaal bestuur moeten de vertegenwoordigers van de gemeente in de algemene vergadering handelen overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
Een schoolbestuur moet voor elk van zijn basisscholen een schoolreglement opstellen dat de betrekkingen tussen het schoolbestuur, de ouders en de leerlingen regelt.
Het huidig schoolreglement van het stedelijk basisonderwijs, goedgekeurd in de gemeenteraad op 26.06.2018, is aan actualisatie toe door de gewijzigde regelgeving en de noodzaak om sommige artikelen te verduidelijken en/of te verfijnen. Op basis van het model van schoolreglement aangereikt door de Onderwijsvereniging van de Steden en Gemeenten van de Vlaamse Gemeenschap (OVSG) ligt een aangepast ontwerp voor.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het ontwerp-schoolreglement vast te stellen.
Ingevolge art. 1.3.3 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening werd er een adviesraad voor Ruimtelijke Ordening opgericht.
De Vlaamse Regering stelt de nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en werkwijze van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening vast.
Cf. art. 1.3.3.§ 8 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening dient de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening haar huishoudelijke reglement op te stellen. Dit reglement en zijn wijzigingen worden ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
In zitting van de GECORO van 15 januari 2020 werden de wijzigingen aan het huishoudelijk reglement vastgesteld. Deze wijzigingen hebben vooral betrekking op het persoonlijk belang van een effectief of plaatsvervangend lid.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de wijzigingen aan het huishoudelijk reglement van de GECORO goed te keuren.
De Stad wil de verschillende handelaars stimuleren om binnen het corona relanceplan de heropleving van de retail te versterken. Via creatieve ingrepen en evenementen binnen Roeselare wordt gepoogd de consument terug nauw te betrekken bij het handelsgebeuren. Daarbij zorgt men ervoor dat het evenement op zich flexibel en op maat van de postcorona noden door en voor de handelaars-inrichters wordt gemaakt.
De gemeenteraad keurde op zitting van 25.05.2020 de subsidiëring van handelaars(verenigingen) goed. Hiermee kan de Stad een subsidie toekennen voor de organisatie van de evenementen aan de handelaarsverenigingen. Deze bedraagt 50% van de uitgaven nodig voor het evenement. De subsidiering bedraagt maximaal 2.000 euro met daarnaast de mogelijkheid om stadsmaterialen te huren binnen categorie B i.p.v. C. De uitgaven dienen te worden aangegeven in een inventaris.
De subsidie wordt momenteel toegekend aan evenementen georganiseerd tot en met 30.06.2021. Omdat door de coronacrisis slechts weinig evenementen konden doorgaan, wordt voorgesteld om deze periode te verlengen tot 31.12.2021 om zo onze handelaars optimaal te kunnen ondersteunen.
De subsidie werd momenteel toegekend tijdens drie inschrijvingsperiodes waarin respectievelijk 20.000 euro, 15.000 euro en 15.000 euro verdeeld wordt. De inschrijvingen worden driemaandelijks georganiseerd. Voor de periode tussen 30.06.2021 en 31.12.2021 zou 17 000 euro verdeeld worden. 31.12.2021 wordt aanzien als uiterste inschrijvingsdatum.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de wijzigingen aan het subsidiereglement "subsidiering handelaars(verenigingen) in het kader van het corona relanceplan" vast te stellen.
Het bestaande klachtenbehandelingssysteem werd, zoals opgenomen in het decreet lokaal bestuur (art. 302), goedgekeurd door de gemeenteraad (GR) en raad voor maatschappelijk welzijn (RMW) (d.d. 25/03/2019). Het bestaande klachtenbehandelingssysteem verloopt vlot en zorgt dat de klachten met betrekking tot de werking van de Stad en het OCMW op een zo snelle en correct mogelijke manier worden behandeld. Jaarlijks wordt er ook gerapporteerd aan de GR en de RMW.
Sommige burgers gaan echter niet akkoord met de aangeboden oplossing of conclusie van het onderzoek door de klachtencoördinator van de stad of het OCMW. Om aan hun ongenoegen gehoor te geven en de mogelijkheid tot "tweede mening" aan te bieden, wordt samengewerkt met de Vlaamse Ombudsdienst. Om deze samenwerking vlot te laten verlopen, is een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt tussen de Stad en het OCMW Roeselare en de Vlaamse Ombudsdienst. Door de samenwerking met de Vlaamse Ombudsdienst moet het klachtenreglement aangepast worden. Daarnaast werden een aantal zaken aangepast ter optimalisering en dit n.a.v. de samenwerking. Dit leidde uiteindelijk tot een volledige herwerking van het reglement.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd:
Het EK voetbal is een evenement dat mensen mobiliseert en reacties kan creëren bij individuen of groepen. Mede gelet op de heersende COVID-19 pandemie, kan dit leiden tot ongewenste effecten. Daarom worden, in overleg met de politie, de nodige veiligheidsmaatregelen genomen. Het EK begint op 11 juni 2021, en dus voor de zitting van de gemeenteraad.
De burgemeester nam hiertoe een besluit in zitting van 4 juni 2021.
Cf. artikel 134 § 1 van de NGW dient de gemeenteraad de verordening te bekrachtigen in de eerstvolgende vergadering. Bij niet bekrachtiging vervalt de verordening.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het politiebesluit van de burgemeester van 4 juni 2021 tot het nemen van maatregelen in het kader van EK voetbal 2021 te bekrachtigen.
Op heden heerst een epidemie waarbij de federale overheid zich genoodzaakt zag de nodige maatregelen te nemen om de verspreiding van het Covid-19 virus tegen te gaan.
Dit resulteerde onder meer in het MB van 28 oktober 2020, gewijzigd door o.a. het MB van 4 juni 2021.
Strikte naleving van de bepalingen van het besluit is noodzakelijk, zoniet komt de volksgezondheid ernstig in gevaar.
Gezien het feit dat de Covid-19 pandemie nog steeds aanwezig is, maar dat de besmettingscijfers en opnamecijfers gunstig evolueren keurde de burgemeester op 10 juni 2021 het politiebesluit inzake lokale aanvullende maatregelen in functie van de bestrijding van de Covid-19 crisis goed waarbij de mondmaskerplicht mag versoepeld worden en waarbij de verplichte stedelijke toelating voor evenementen en de registratieplicht verder geldt.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het politiebesluit van 10 juni 2021 inzake lokale aanvullende maatregelen in functie van de bestrijding van de Covid-19 crisis te bekrachtigen.
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 22 maart 2021 de ontwerpopdracht voor de opdracht “Wegeniswerken in de Ardooisesteenweg (Vak Beversesteenweg - Mandellaan)” toe te wijzen aan Infrabureau DEMEY bv, Beversesteenweg 314, 8800 Roeselare.
In het kader van de opdracht “Wegeniswerken in de Ardooisesteenweg (Vak Beversesteenweg - Mandellaan)” werd een bestek met nr. WEG/422 W2010 303 opgesteld door de ontwerper, Infrabureau DEMEY bv.
De uit te voeren werken en leveringen zijn aangegeven in het bijzonder bestek. Ze omvatten hoofdzakelijk :
Het uitvoeren van alle daartoe nodige werken, leveringen en vervoer, zoals in detail beschreven in dit bestek.
De werken worden gefaseerd uitgevoerd.
De uitvoeringstermijn wordt vastgesteld op 110 werkdagen.
Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij het aangewezen is dat Stad Roeselare de procedure zal voeren en in naam van Provincie West-Vlaanderen bij de gunning van de opdracht zal optreden. Hiervoor werd een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt. Deze wordt eveneens ter goedkeuring voorgelegd.
Gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 657.204,75 excl. btw of € 779.095,00 incl. btw medecontractant, waarvan
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Het bestuur zal alle procedurele verplichtingen op zich nemen met betrekking tot de bedoelde overheidsopdracht.
Het bestuur zal dit besluit ter consultatie meedelen aan de partners alvorens de procedure verder te zetten.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
De ontwerpopdracht voor de opdracht “Riolerings- en wegeniswerken in de Wijnendalestraat - Vak Industrieweg-Schoolstraat” werd gegund aan Infrabureau DEMEY bv, Beversesteenweg 314, 8800 Roeselare.
In het kader van de opdracht werd een bestek met nr. WEG/424 W2011 602 opgesteld door de ontwerper, Infrabureau DEMEY bv.
De uit te voeren werken en leveringen zijn aangegeven in het bijzonder bestek. Ze omvatten hoofdzakelijk:
-Riolerings- en wegeniswerken in de Wijnendalestraat
-Het uitvoeren van alle daartoe nodige werken, leveringen en vervoer, zoals in detail beschreven in het bestek.
De werken worden opgesplitst in 8 fasen. De volgende fase mag slechts gestart worden na aanleg van de bitumineuze toplaag.
De totale uitvoeringstermijn bedraagt 230 werkdagen.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 2.373.809,65 excl. btw of € 2.562.585,93 incl. btw medecontractant.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Een deel van de kostprijs wordt gesubsidieerd door de Vlaamse Milieumaatschappij.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
De ontwerpopdracht voor de opdracht “Riolerings- en wegeniswerken in de Arme Klarenstraat” werd gegund aan Studiebureau DUYNSLAEGER & C°, Gentsestraat 79, 8530 Harelbeke (Group D Engineering).
In het kader van de opdracht “Riolerings- & wegeniswerken in de Arme Klarenstraat” werd op 08 juni 2021 een bestek met nr. WEG/425 W2011 601 opgesteld door de ontwerper, Studiebureau DUYNSLAEGER & C°, Gentsestraat 79, 8530 Harelbeke.
De opdracht behelst vooral:
De uitvoeringstermijn bedraagt 70 werkdagen.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 855.786,69 excl. btw of € 964.326,13 incl. btw medecontractant.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Een deel van de kostprijs wordt gesubsidieerd door de Vlaamse Milieumaatschappij.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 22 maart 2021 de ontwerpopdracht voor de opdracht “Inrichten fietsenstalling - Lot infra Fase 5 - Stationsomgeving” toe te wijzen aan Infrabureau DEMEY bv, Beversesteenweg 314, 8800 Roeselare.
In het kader van deze opdracht werd een bestek met nr. WEG/419-2021 opgesteld door de ontwerper, Infrabureau DEMEY bv.
De uit te voeren werken en leveringen zijn aangegeven in het bijzonder bestek. Ze omvatten hoofdzakelijk :
Het uitvoeren van alle daartoe nodige werken, leveringen en vervoer, zoals in detail beschreven in dit bestek.
De uitvoeringstermijn bedraagt 75 weken.
De werken worden opgesplitst in 3 fasen.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 408.884,25 excl. btw of € 482.910,14 incl. btw medecontractant.
De aanneming heeft tot doel het aanleggen van de pleinverharding, de inrichting van een fietsenstalling, het aanpassen van de bestaande groenzone aan de achterzijde van het station en het ontharden van de goederenparking langs de Traxweg in de stationsomgeving (fase 5) op het grondgebied van de stad Roeselare.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
In het kader van de opdracht “Heraanleg Kerelsplein - Acaciastraat” werd een bestek met nr. 069/017 W2011 429 opgesteld door de ontwerper, BurO Groen bv, Sint-Eloois-Winkelsestraat 83, 8800 Roeselare.
De werken omvatten o.m.:
De uitvoeringstermijn bedraagt 90 werkdagen.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 365.560,32 excl. btw of € 439.805,26 incl. btw medecontractant.
De raming excl. btw overschrijdt de limiet van € 750.000,00 voor het gebruik van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking niet.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd:
- het bestek en de raming goed te keuren
- de voorgestelde gunningswijze (vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking) goed te keuren
Met het schrijven van vzw Het Portaal worden de vertegenwoordigers namens de Stad uitgenodigd tot de algemene vergadering op 1 juli 2021 met volgende agenda:
Volgende personen maken deel uit van de algemene vergadering:
Dirk Lievens, Mieke Vanbrussel, Matthijs Samyn, Nathalie Muylle, Tom Vandenkendelaere, Margot Wybo, Ria Vanzieleghem, Siska Rommel, Brecht Vermeulen, Lieve Lombaert, Peter Claeys, Koenraad Cracco, Immanuel De Reuse, Steven Dewitte, Gerdi Casier en Piet Delrue.
Cf. artikel 246 §2 van het decreet lokaal bestuur moeten de vertegenwoordigers van de gemeente in de algemene vergadering handelen overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
Er zijn binnen de stad Roeselare heel wat vragen naar het inzetten van digital signage voor diverse doeleinden. Dit in eerste instantie om informatie te pushen, met hier en daar ook de vraag naar interactiviteit (pull-oplossingen).
Er is nood aan een uniforme benadering voor de bestelling van schermen en de softwarematige aansturing, dit om elke vorm van communicatie op een gecoördineerde wijze op de juiste manier, op het juiste moment en via het juiste kanaal tot bij de burger te krijgen. Elk scherm moet centraal kunnen aangestuurd worden. Deze schermen worden op een ‘slimme’ wijze gevoed en in sommige situaties op een volledige geautomatiseerde manier vanuit het city dashboard. Zo wordt er gradueel gebouwd aan wat het communicatieschild 2025 wordt genoemd.
In het kader van de opdracht “Raamovereenkomst m.b.t. de realisatie van een “digitaal communicatieschild” werd een selectieleidraad met nr. ICT/069 W2008 218 opgesteld door de dienst ICT in samenwerking met de dienst Aankopen.
De Stad Roeselare zal de procedure voeren en treedt op als aankoopcentrale overeenkomstig artikel 2, 6°a en artikel 2,7°b van de overheidsopdrachtenwet, m.n. voor begunstigde aanbestedende overheden Motena en de Gemeente Wielsbeke. Die laatste hebben de mogelijkheid om na de gunningsbeslissing, elk voor zich, eveneens een afzonderlijke raamovereenkomst te sluiten met de door de Stad Roeselare aangestelde opdrachtnemer.
De opdracht van de opdrachtnemer bestaat er niet slechts in “een aantal deelopdrachten” te verwezenlijken, maar wel om het ruimere project te verwezenlijken, m.n. de realisatie van het digitale communicatieschild. Dat is niet mogelijk op vier jaar tijd. Daarom zal, behoudens ingeval van voortijdige beëindiging, de raamovereenkomst een looptijd hebben van twaalf jaar vanaf de sluitingsdatum. De aanbestedende overheid behoudt zich wel het recht om de raamovereenkomst op gemotiveerde wijze voortijdig te beëindigen, meer bepaald op de zesde, de achtste of de tiende verjaardag van de sluitingsdatum.
De maximale waarde van de raamovereenkomsten bedraagt:
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 1.283.057,85 excl. btw of € 1.552.500,00 incl. 21% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling op grond van artikel 38, §1, 1°, a), b), c) en d) van de overheidsopdrachtenwet, zoals ook verder beschreven in de selectieleidraad.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de selectieleidraad, de gunningswijze en de raming voor de opdracht “Raamovereenkomst m.b.t. de realisatie van een “digitaal communicatieschild”, goed te keuren.
De Stad heeft vier welzijns/gezondheidsgerelateerde stadstoelagen voor burgers met zorg- en ondersteuningsnoden, zijnde
De vakantietoelage en de toelage voor aankoop van extra restafvalzakken voor personen die lijden aan incontinentie of die thuisdialyse toepassen werden in het najaar van 2019 geëvalueerd en goedgekeurd door de gemeenteraad op 15 juni 2020. De sociaal pedagogische toelage en mantelzorgpremie werden tijdens 2020 geëvalueerd en verwerkt. Eind 2020 werden de aanpassingen voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen (d.d. 30 november 2020) en toegelicht op de Commissie Mens (d.d. 8 december 2020). Het dossier werd niet geagendeerd op de gemeenteraad van 14 december 2020 door de ongekende invloed van veranderende federale regelgeving die werd gecommuniceerd op 9 december 2020.
Het voorstel van wijzigingen zijn voorstellen ter actualisatie en ter rechtzetting van de aangepaste federale wetgeving.
vast te stellen.
Het in 2014 opgemaakte subsidiereglement “basisondersteuning erkende wijkcomités” kende een einde in december 2019. Om een grondige evaluatie mogelijk te maken werd het in 2014 goedgekeurd reglement verdergezet tot en met 31 december 2020.
Op basis van deze evaluatie werd een nieuw reglement opgemaakt die tweeledig is. Aan de ene kant wordt een ondersteuning voorzien voor de basiswerking van een erkend wijkcomité. Het bedrag van deze subsidie wordt bepaald aan de hand van het aantal huisbussen en het aantal activiteiten die een wijkcomité organiseert. Aan de andere kant wordt de leefbaarheid en de sociale samenhang in de buurten gestimuleerd aan de hand van een buurtcheque voor het organiseren van buurt- of straatfeesten.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd dit subsidiereglement voor de ondersteuning van de wijkcomités en de buurtcheque vast te stellen.
Omwille van het coronavirus dienden vele verenigingen hun activiteiten in 2020 noodgedwongen te staken. Sommige verenigingen leden verlies door het annuleren van activiteiten of derfden hoogstnoodzakelijke inkomsten. In 2020 werd, zoals ook omschreven in het relanceplan Oltegoare #VANRSL, het subsidiereglement 'Coronafonds voor verenigingen' goedgekeurd door de gemeenteraad van 25 mei 2020. Op basis van dat subsidiereglement konden verenigingen beroep doen op een éénmalige verhoging (met 50%) van de reguliere werkingssubsidie.
Ook in 2021 nam de federale overheid ingrijpende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus in te dijken. Verenigingen zagen zich genoodzaakt hun reguliere activiteiten bij te sturen en/of te annuleren, rekening houdende met de geldelijke maatregelen op vlak van indoor/outdoor activiteiten, aantal aanwezigen, leeftijd van de aanwezigen en zo verder. Ze maken zich zorgen over het verlies van leden/vrijwilligers en hun financiële situatie (onder meer door het bijsturen en/of het annuleren van hun activiteiten of door het derven van inkomsten). De Stad wil via een afbouwscenario van het 'Coronafonds voor verenigingen' bijdragen aan het verlies dat verenigingen lijden en investeren in de toekomst van haar verenigingen. Verenigingen kunnen beroep doen op een procentuele verhoging van de basis werkingssubsidie: 30% in 2021, 20% in 2022 en 10% in 2023.
Om aanspraak te kunnen maken op het 'Coronafonds voor verenigingen 2021-2023' dient een vereniging een actieve werking te garanderen, alsook de engagementen op te nemen om de Ik koop lokaal - campagne te ondersteunen en de vrijetijdspas extra te promoten. De subsidie kan eenmalig aangevraagd worden via het daartoe voorziene aanvraagformulier.
In het nieuwe reglement zijn ook sportverenigingen die via een nominatieve subsidie ondersteund worden voor hun (top-)sportwerking, i.c. Knack Volley Roeselare en Bevo Beobank Roeselare, opgenomen. De training en de omkadering van de eerste ploeg werden tijdens de coronacrisis verder gezet. Net zoals andere verenigingen worden zij met gederfde inkomsten en extra uitgaven - om aan de voorwaarden te voldoen - geconfronteerd. Daarom wordt voorgesteld om, naar analogie met het reglement 'Coronafonds voor verenigingen' in 2020 en rekening houdend met de continuering van (top) sportwerking, retroactief de nominatieve subsidie in 2020 te verhogen van Knack Volley Roeselare (+50%) en Bevo Beobank Roeselare (+50% pro rata volgens het aantal actieve sportmaanden).
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd:
Ten gevolge van de coronamaatregelen dienden vele verenigingen in voorjaar 2020 hun activiteiten noodgedwongen te staken. Eind mei 2020 werd het relanceplan 'Oltegoare VANRSL' bekend gemaakt met onder meer een reeks van maatregelen ten behoeve van de verenigingen.
Ook voor het nieuwe werkingsjaar (2020-2021) bleef de coronacrisis invloed hebben op het Roeselaarse verenigingsleven: activiteiten konden tijdens de lockdowns niet plaatsvinden, verenigingen dienden hun werking aan te passen aan allerhande protocollen, ze moeten extra materialen aankopen, lopen inkomsten van hun activiteiten mis,... Ondanks de eigen inspanningen heeft dit voor de verenigingen invloed op de huidige en de toekomstige werking.
Om de herlancering en duurzame continuering van de basiswerking van lokale verenigingen maximaal te ondersteunen, keurde de Stad een nieuw basisprincipe goed wat deze werkingsmiddelen betreft. Via aanpassing van het meerjarenplan 2 (2020/AMJP2) werd er voorzien om de basis werkingssubsidie van verenigingen een indexering toe te kennen van 2% vanaf 2021 tot en met 2025.
De indexatie van de werkingssubsidies voor erkende wijkcomités is opgenomen in het subsidiereglement Ondersteuning wijkcomités en de buurtcheque dat in zitting van heden ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om deze indextoepassing in volgende reglementen goed te keuren:
Op de site van de Grote Markt en de Botermarkt bouwt Stad Roeselare de komende jaren aan een nieuw stadhuis. Tegen 2024 wil de Stad op de centrale en bruisende locatie een nieuw modern en open stadhuis in gebruik nemen waarop elke Roeselarenaar fier kan zijn.
Het college van burgemeester en schepenen gaf op 9 maart 2020 haar goedkeuring tot aanstellen van de ontwerper voor de bouw van het nieuwe stadhuis: het samenwerkingsverband TV B-architecten – BRESSERS architecten.
Met de selectieleidraad wenst Stad Roeselare te komen tot een bouwteamformule, zijnde een dialoog tussen de aanbesteder, architect en algemene aannemer voor de start van de werken met het oog op een verbetering van de kwaliteit en de prijs én de vermindering van het aantal potentiële geschillen tijdens de uitvoering. De bouwteamformule heeft geen andere betekenis dan deze bepaald in bijgevoegde selectieleidraad. Er kan dus nooit verwezen worden naar andere beschrijving van een bouwteam in vakliteratuur.
De architect - ontwerper heeft een ontwerp opgemaakt binnen de overheidsopdracht met betrekking tot het ontwerp. De architect maakt de ontwerpplannen en een volledig uitgewerkte meetstaat op dewelke deel zullen uitmaken van de opdrachtdocumenten van onderhavige overheidsopdracht. De inschrijver zal hiervoor een prijs moeten aanbieden zoals in een ‘klassieke’ open procedure. Daarnaast werd een plan van aanpak gevraagd zoals beschreven in de selectieleidraad en werd uitgewerkt in het bestek. De bedoeling bestaat er immers in om tussen aanbesteder, architect en aannemer tot een bouwteam te komen zodat er nog voor de start van de werken een dialoog kan ontstaan. Deze dialoog moet leiden tot innovatieve verbeteringen én in elk geval discussies op de werf over meerwerken en onvoorzienbare omstandigheden zo veel als mogelijk vermijden. Er bestaat echter nooit enige verplichting voor de aanbesteder om voorstellen van de algemene aannemer te aanvaarden.
De geselecteerde kandidaten zullen na de selectie van de kandidaten het bestek toegestuurd krijgen. Hierin wordt de volledige bouw, afwerking en het technisch onderhoud (optioneel) van het nieuwe stadhuis te Roeselare overeenkomstig het ontwerp zoals opgemaakt door de architect opgenomen. De uitvoering zal worden toegewezen aan één algemene aannemer die verantwoordelijk is voor de volledige bouw en afwerking van het nieuwe stadhuis. Er wordt derhalve slechts één aannemingsovereenkomst afgesloten, zijnde met de algemene aannemer.
De eerder vermelde bouwteamformule ligt in de lijn van het afsluiten van één enkele aannemingsovereenkomst en rechtvaardigt dan ook het feit dat in deze opdracht geen opdeling in percelen gebeurt.
In het kader van de opdracht “Realiseren van een nieuw stadhuis - opdracht 2: Algemene Aanneming ” zal het bestek met nr. 061/002 W2001 466 opgesteld door de ontwerper, TV B-architecten - BRESSERS architecten, in samenwerking met de dienst Gebouwenbeheer en Belfius Bank NV, afdeling "Specialised Finance – Public Real Estate – Projectmanagement & Support" binnen korte tijd afgewerkt worden. Er is een vertraging van enkele weken bij de architecten. De plannen zijn wel reeds klaar.
Omwille van het zomerreces wordt aan de gemeenteraad gevraagd om delegatie te verlenen aan het college van burgemeester en schepenen om het bestek finaal goed te keuren en mee te delen aan de geselecteerde inschrijvers. Op die manier wordt een tijdswinst van een 6-tal weken gerealiseerd.
De opdracht wordt gegund bij wijze van mededingingsprocedure met onderhandeling. De gehanteerde formule, namelijk de bouwteamformule, rechtvaardigt ten volle het gebruik van deze procedure. Deze formule is immers gebaseerd op een dialoog met het oog op innovatieve verbeteringen en het vermijden van juridische discussies op de werf. De openbare en niet-openbare procedure mankeren dit onderhandelingstraject en lenen zich dan ook niet voor deze prijsvraag.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 21.621.664, 37 excl. btw of € 26.162.213,89 incl. 21% btw. Voor deze opdracht is ook optioneel een onderhoudscontract voorzien dat geraamd wordt op 136.500 excl. btw of 165.165 euro incl. btw per jaar gedurende 25 jaar.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd:
De Stad en het OCMW dienen een gezamenlijke jaarrekening op te stellen die door beide raden vastgesteld dient te worden. Deze jaarrekening is de eerste jaarrekening volgens de nieuwe regelgeving BBC2020.
De aanpassing meerjarenplan 2 (AMJP2) 2020-2025 werd door de gemeenteraad van 14.12.2020 goedgekeurd. In deze AMJP2 werden de kredieten van de Stad en het OCMW van 2020 voor het laatst gewijzigd.
Aan de gemeenteraad van 28.06.2021 wordt de jaarrekening 2020 voorgelegd.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
De Stad en het OCMW dienen een gezamenlijk meerjarenplan op te stellen dat door beide raden vastgesteld dient te worden.
Het vroegere jaarlijkse budget is voortaan geïntegreerd in het meerjarenplan en het financiële evenwicht (jaarlijks positief budgettair resultaat en positieve autofinancieringsmarge in 2025) wordt voor de 2 besturen (Stad en OCMW) als één geheel beoordeeld.
Het meerjarenplan 2020-2025 werd door de gemeenteraad van 17.12.2019 goedgekeurd. Dit was het eerste meerjarenplan volgens de nieuwe regelgeving BBC2020.
Op respectievelijk 26.06.2020 en 14.12.2020 keurde dezelfde raad de aanpassing meerjarenplan 1 (AMJP1) en de aanpassing meerjarenplan 2 (AMJP2) goed.
Aan de gemeenteraad van 28.06.2021 wordt de aanpassing meerjarenplan 3 (AMJP3) voorgelegd. In deze AMJP3 wordt het resultaat van de jaarrekening 2020 verwerkt. Deze AMJP3 bevat tevens de overgedragen onbenutte investeringskredieten van 2020, bijkomende relancebudgetten in kader van COVID-19 en een actualisatie van de kredieten voor de periode 2021-2025.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
Het meerjarenplan 2020-2025 Stad en OCMW werd door de gemeenteraad van 17.12.2019 goedgekeurd. Dit was het eerste meerjarenplan volgens de nieuwe regelgeving BBC2020.
Op respectievelijk 26.06.2020 en 14.12.2020 keurde dezelfde raad de aanpassing meerjarenplan 1 (AMJP1) en de aanpassing meerjarenplan 2 (AMJP2) goed.
Aan de gemeenteraad van 28.06.2021 wordt de aanpassing meerjarenplan 3 (AMJP3) voorgelegd. In deze AMJP3 wordt het resultaat van de jaarrekening 2020 verwerkt. Deze AMJP3 bevat tevens de overgedragen onbenutte investeringskredieten van 2020, bijkomende relancebudgetten in kader van COVID-19 en een actualisatie van de kredieten voor de periode 2021-2025.
De Stad en het OCMW dienen een gezamenlijk meerjarenplan op te stellen dat door beide raden vastgesteld dient te worden.
Het vroegere jaarlijkse budget is voortaan geïntegreerd in het meerjarenplan en het financiële evenwicht (jaarlijks positief budgettair resultaat en positieve autofinancieringsmarge in 2025) wordt voor de 2 besturen (Stad en OCMW) als één geheel beoordeeld.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om: