De notulen en het zittingsverslag van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 31 mei 2021 worden goedgekeurd.
Voor de uitoefening van de omschreven verbintenissen in de samenwerkingsovereenkomst, wordt jaarlijks een forfaitaire vergoeding van € 0,05/ inwoner aangerekend aan de stad. Dit komt neer op € 3.184,5 op jaarbasis (a rato van 63.684 inwoners op 01.01.2021).
Budgetsleutel: 61421310/011991 (bijdragen en lidgelden)
Artikel 302 van het decreet lokaal bestuur
Het decreet lokaal bestuur (artikel 302) stelt dat zowel de gemeenteraad (GR) als de raad voor maatschappelijk welzijn (RMW) bij reglement een systeem van klachtenbehandeling organiseren. Het college van burgemeester en schepen en het vast bureau bepalen de modaliteiten en de procedure van de klachtenbehandeling binnen deze basisregels.
Het systeem van klachtenbehandeling moet worden georganiseerd op ambtelijke niveau en moet maximaal onafhankelijk zijn van de diensten waarop de klachten betrekking hebben.
Huidige werking en jaarverslag klachten 2020
Het bestaande klachtenbehandelingssysteem verloopt vlot en zorgt dat de klachten met betrekking tot de werking van de Stad en het OCMW op een zo snelle en correct mogelijke manier worden behandeld. Uit de diverse klachten wordt heel wat informatie gewonnen om de dienstverlening en processen te optimaliseren. Jaarlijks wordt er ook door de klachtencoördinator gerapporteerd ten aanzien van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.
Het 'Jaarverslag Klachten 2020' werd opgesteld door de klachtencoördinator. In 2020 werden 40 klachten geregistreerd in toepassing van het klachtenreglement. Dit betekent vijf klachten minder dan in 2019 (of een daling met 12%). Het gemiddeld aantal klachten sinds 2010 is 42,4. Het aantal klachten van 2020 ligt hier juist onder.
Een formele klacht betekent soms de aanzet tot de optimalisatie van een werkproces of tot het kritisch bekijken van een beleidskeuze. In 2020 werden naar aanleiding van klachten diverse initiatieven genomen of suggesties gedaan om de werking te verbeteren. In het rapport worden een aantal van deze ingrepen aangehaald.
Samenwerking met Vlaamse Ombudsdienst
Sommige burgers gaan echter niet akkoord met de aangeboden oplossing of conclusie van het onderzoek door de klachtencoördinator van de stad of het OCMW. Om aan hun ongenoegen gehoor te geven en de mogelijkheid tot ‘second opinion’ aan te bieden, wordt samengewerkt met de Vlaamse Ombudsdienst. Zij nemen de tweedelijnsfunctie voor deze klachten op en starten een nieuw en onafhankelijk onderzoek.
In concreto betekent dit dat alle klachten eerst geregistreerd en behandeld worden door de klachtencoördinator van de Stad of het OCMW Roeselare, ook als deze rechtstreeks bij de Vlaamse Ombudsdienst zouden terecht gekomen zijn.
Pas als de verzoeker geen genoegen neemt met het antwoord dat door de klachtencoördinator wordt geformuleerd of het antwoord niet voldoet (toepassing van wetgeving, procedures, …) gaat de klacht over naar de Vlaamse Ombudsdienst.
De Vlaamse Ombudsdienst beslist dan in alle neutraliteit en onafhankelijkheid van het lokaal bestuur om een nieuw onderzoek te openen.
Dit alles veronderstelt een intensieve samenwerking tussen de Stad en OCMW van Roeselare en de Vlaamse Ombudsdienst.
Om deze samenwerking vlot te laten verlopen, is een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt tussen de Stad en het OCMW Roeselare en de Vlaamse Ombudsdienst.
Klachtenreglement
Het klachtenreglement werd volledig herwerkt en bevat de basisregels voor de klachtenbehandeling en beschrijft de samenwerking met de Vlaamse Ombudsdienst. Daarnaast werd dit reglement ook geoptimaliseerd wat betreft de behandeling van klachten en dit n.a.v. de samenwerking met de Vlaamse Ombudsdienst.
Gelet op het voorstel van het managementteam van de Stad, d.d. 8 juni 2021.
Er wordt akte genomen van het rapport 'Jaarverslag klachtenbehandeling 2020', zoals in bijlage gevoegd.
De samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst wordt goedgekeurd, zoals in bijlage gevoegd.
Het aangepaste klachtenreglement wordt goedgekeurd, zoals in bijlage gevoegd en treedt onmiddellijk in werking.
De huurprijs wordt bepaald op 265 euro per maand, jaarlijks te indexeren.
Vzw De Sociale Kruidenier RSL werd opgericht voor het aanbieden van kwaliteitsvolle voedingswaren aan eenieder die dit nodig heeft en hen in staat te stellen tegemoet te komen aan het recht op voeding (art. 25 fundamentele rechten van de mensen). Dit gebeurt met bijzondere aandacht voor een belangrijk sociaal aspect, nl. het aanbieden van ontmoeting. Het aanbieden van voedselhulp is hierbij geen eindpunt. De vereniging streeft naar structurele veranderingen zodoende voedselhulp overbodig te maken.
Deze vereniging integreert met ingang van 14 juni 2021 vzw De Graancirkel en Sint-Vincentius-vereniging Afdeling Beveren-Roeselare/De Kapelhoek – sectie voedselbedeling. De vzw De Graancirkel wordt niet ontbonden, maar wordt gewijzigd naar vzw De Sociale Kruidenier RSL. Het ondernemingsnummer van vzw De Graancirkel werd behouden, (onder meer om geen nieuw aanvraagdossier te moeten indienen om fiscale attesten te kunnen afleveren). De statuten van vzw De Sociale Kruidenier RSL werden inhoudelijk evenwel integraal herwerkt met het oog op de geïntegreerde werking. In zitting van de algemene vergadering van vzw De Sociale Kruidenier RSL op 28 april 2021 werden deze statuten goedgekeurd nadat ze met de lokale afdeling van de Sint-Vincentius intensief werden doorgesproken.
Het OCMW Roeselare stelt hiertoe ruimtes op de site RSL op Post, Brugsesteenweg 44 ter beschikking.
In RSL op Post wordt een ontmoetingsruimte gerealiseerd voor de spelers, actief in sociale economie. De kringwinkel heeft er ook reeds zijn intrek genomen.
Vzw De Sociale Kruidenier RSL zal er enerzijds exclusieve ruimtes nl. winkel, magazijn en werkruimte gebruiken en anderzijds ook publieke ruimtes (parking, publiek sanitair, inkomhal, personeelsrefter, …). Hiervoor werd een huurovereenkomst opgemaakt. De huurovereenkomst neemt een aanvang op 1 juni 2021 en wordt voor onbepaalde duur afgesloten. De huurprijs wordt bepaald op 265 euro per maand, jaarlijks te indexeren (gezondheidsindex), in de lijn van hetgeen op vandaag betaald wordt op site Noord.
Daarnaast zal nog een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden tussen het OCMW en de vzw De Sociale Kruidenier RSL, gezien de inhoudelijk zeer sterke samenwerking tussen beide organisaties. Deze zal in een volgende zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn ter goedkeuring voorgelegd worden. In de samenwerkingsovereenkomst zullen o.a. bepalingen opgenomen worden omtrent de financiële ondersteuning die geboden zal worden vanuit het OCMW en ook m.b.t. de aanduiding van een vertegenwoordiger voor de algemene vergadering.
Als voorafname op de goed te keuren samenwerkingsovereenkomst wordt voorgesteld dat dhr. Bart Wenes het OCMW zou vertegenwoordigen in de algemene vergadering. Dhr. Bart Wenes werd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2019 al aangeduid als lid van de algemene vergadering en als kandidaat-bestuurder voor de raad van bestuur van vzw De Graancirkel, en omwille van de continuïteit wordt voorgesteld dezelfde vertegenwoordiging verder te zetten bij de rechtsopvolger.
Gaat over tot de geheime stemming waaraan 39 leden deelnemen voor de aanduiding van een vertegenwoordiger namens het OCMW in de algemene vergadering van vzw De Sociale Kruidenier RSL.
De huurovereenkomst tussen het OCMW Roeselare en vzw De Sociale Kruidenier RSL wordt goedgekeurd zoals in bijlage gevoegd.
Dhr. Bart Wenes, schepen, Abeelstraat 3 bus A, 8800 Roeselare, bart.wenes@roeselare.be wordt, bij geheime stemming, aangeduid als vertegenwoordiger namens het OCMW in de algemene vergadering van vzw De Sociale Kruidenier RSL.
Geen directe financiële implicaties.
OCMW Roeselare en het Zorgbedrijf (nu Motena) hadden bij “Onderhandse overeenkomst site Gasthuisstraat”, basisovereenkomst dd. 21 december 2016, afspraken gemaakt rond de fysieke opsplitsing van de gebouwen op de site Gasthuisstraat. Bij de oprichting van het Zorgbedrijf (nu Motena) werd uitgegaan van een inbreng door het OCMW Roeselare in het Zorgbedrijf (nu Motena) van de gebouwen die worden geëxploiteerd door het Zorgbedrijf (nu Motena), met uitzondering van de gebouwen die zich situeren op de site Gasthuisstraat.
Wat betreft de site Gasthuisstraat werd het opportuun geacht om de scheiding tussen beide organisaties door te trekken tot het eigendomsrecht. Een fysieke opsplitsing van de gebouwen werd mogelijk geacht met uitzondering van enkele gemeenschappelijke delen op de site. In het licht van deze uitgangspunten werd een architect aangesteld en werden de nodige afspraken gemaakt tussen partijen.
Deze afspraken kunnen op vandaag niet langer aangehouden worden gelet op de recente evoluties waarbij, in gezamenlijk overleg, werd beslist om bepaalde activiteiten van Motena niet langer op de site te houden ; enkel de activiteiten van KIDZ en administratie KIDZ zullen als diensten finaal aanwezig blijven op de site na vertrek van de overige diensten van Motena. Het gemeenschappelijk ICT en serverlokaal blijft (administratief ondersteunende functie) ook ter plaatse.
De verhuis zal fasegewijs verlopen.
De gemaakte afspraken dienden dan ook opnieuw bekeken te worden waarbij partijen een invulling betrachten, in de geest van de eerder afgesloten overeenkomst. De engagementen die zonder voorwerp worden door de verhuisbeweging, worden stopgezet. Engagementen die aanpassing of detaillering vereisen worden vastgelegd.
Afspraken die niet aan bod kwamen in de “Onderhandse overeenkomst site Gasthuisstraat” dd. 21 december 2016 (zie bijlage) maar beschreven waren in andere documenten blijven bestaan (en worden allen opgenomen als bijlage bij huidige overeenkomst) behoudens expliciete regeling in huidig document.
Het ontwerp van actualiserende overeenkomst tussen OCMW Roeselare en Motena voor de site Gasthuisstraat wordt goedgekeurd zoals in bijlage gevoegd.
Er zijn geen financiële gevolgen.
Artikel 490 van het decreet lokaal bestuur
Motena, sinds 1 januari 2015 een welzijnsvereniging (extern verzelfstandigde entiteit), moet een jaarrekening opmaken vanaf het werkjaar 2016.
Door de financieel directeur van Motena werd de jaarrekening 2020 opgemaakt, evenals de waarderingsregels 2020.
De jaarrekening bestaat uit de beleidsevaluatie, de financiële nota en de toelichting. Bij de jaarrekening hoort ook documentatie. Deze bevat aanvullende informatie die niet in de jaarrekening zelf is opgenomen.
Motena toont via het staat van het financieel evenwicht aan dat het beschikbaar budgettair resultaat positief is en eindigt op € 18.830.229, de autofinancieringsmarge positief is en € 5.896.582 bedraagt evenals de gecorrigeerde autofinancieringsmarge die € 5.011.827 bedraagt.
De jaarrekening 2020 en de waarderingsregels werden vastgesteld door de algemene vergadering op 2 juni 2021. Via e-mail d.d. 3 juni 2021 werd de rekening 2020 bezorgd.
Cf. artikel 490§3 van het decreet lokaal bestuur kan de raad voor maatschappelijk welzijn advies uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging. Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.
Om redenen van administratieve vereenvoudiging wordt aan de raad voor maatschappelijk welzijn enkel een advies ter stemming voorgelegd indien er daartoe een specifieke vraag komt vanuit de administratie van Stad en OCMW (diensten van de financieel directeur), het Vast Bureau of (een of meerdere leden van) de raad voor maatschappelijk welzijn. Indien dat niet het geval is wordt er enkel kennis genomen, wat dus een stilzwijgend gunstig advies inhoudt.
Er wordt kennis genomen van de jaarrekening 2020 van Motena.
Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
Er zijn geen financiële gevolgen aan dit besluit.
De jaarrekening 2020 is de eerste jaarrekening volgens de BBC2020-regelgeving.
Stad en OCMW hebben een gezamenlijk meerjarenplan opgesteld dat door beide raden werd vastgesteld (laatste aanpassing van de kredieten van 2020 in de gemeenteraad van 14.12.2020). Beide rechtspersonen hebben samen één doelstellingenboom, waarbij de doelstellingen van het OCMW en die van de Stad vervlochten zijn. Omdat de Stad en het OCMW een geïntegreerd meerjarenplan hebben, wordt het financiële evenwicht voor die twee besturen als één geheel gepresenteerd en beoordeeld.
Omdat elke rechtspersoon voor de eigen verplichtingen en verbintenissen blijft instaan, blijft in de jaarrekening een duidelijk onderscheid bestaan tussen de kredieten van de Stad en die van het OCMW. Dat komt tot uiting in het schema met het overzicht van de kredieten (schema J3), waarin de kredieten voor de Stad en het OCMW apart worden opgenomen
De vaststelling van de jaarrekening behoort tot de voorbehouden bevoegdheden van elke raad.
De Stad en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan. Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moet eerst zijn eigen deel van de jaarrekening vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de jaarrekening definitief is vastgesteld.
Het ontwerp van de jaarrekening bevat de volgende documenten:
A. Beleidsevaluatie:
B. Financiële nota:
C.Toelichting:
De documentatie bij de jaarrekening 2020 is raadpleegbaar op de portaalsite van de mandatarissen en bevat de volgende documenten:
Het deel van de jaarrekening 2020 van het OCMW wordt goedgekeurd zoals in bijlage gevoegd.
Er zijn geen financiële gevolgen aan dit besluit.
Stad en OCMW hebben een gezamenlijk meerjarenplan opgesteld dat door beide raden werd vastgesteld. Beide rechtspersonen hebben samen één doelstellingenboom, waarbij de doelstellingen van het OCMW en die van de Stad vervlochten zijn. Omdat de Stad en het OCMW een geïntegreerd meerjarenplan hebben, wordt het financiële evenwicht voor die twee besturen als één geheel gepresenteerd en beoordeeld.
Omdat elke rechtspersoon voor de eigen verplichtingen en verbintenissen blijft instaan, blijft in het meerjarenplan een duidelijk onderscheid bestaan tussen de kredieten van de Stad en die van het OCMW. Dat komt tot uiting in het schema met het overzicht van de kredieten (schema M3), waarin de kredieten voor de Stad en het OCMW apart worden opgenomen.
Het vroegere jaarlijkse budget als beleidsdocument is weggevallen en is voortaan geïntegreerd in het meerjarenplan. De ramingen, die het bestuur voor het boekjaar 2021 in het meerjarenplan 2020-2025 (en de aanpassing ervan) inschrijft voor de exploitatie, de investeringen en de financiering zijn dan ook de kredieten voor dit boekjaar. In het meerjarenplan van de Stad en het OCMW worden de afzonderlijke kredieten aldus per rechtspersoon ingeschreven. De Stad en het OCMW blijven immers twee afzonderlijke budgettaire entiteiten. De kredieten worden duidelijk toegewezen aan elke rechtspersoon afzonderlijk, ook al wordt het beleid van beide als één geheel voorgesteld.
De vaststelling van het meerjarenplan en de aanpassing van dit meerjarenplan behoort tot de voorbehouden bevoegdheden van de raad.
De Stad en het OCMW hebben een geïntegreerd meerjarenplan, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan. Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moet eerst zijn eigen deel van het meerjarenplan (en de aanpassing van het meerjarenplan) vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van het meerjarenplan (en de aanpassing van het meerjarenplan) dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor het meerjarenplan (en de aanpassing van het meerjarenplan) definitief is vastgesteld.
Het ontwerp van de aanpassing meerjarenplan 3 2020-2025 bevat volgende documenten:
De documentatie bij de aanpassing meerjarenplan 3 2020-2025 is raadpleegbaar op de portaalsite van de mandatarissen en bevat de volgende documenten:
De kredieten van het OCMW voor het boekjaar 2021 (M3) worden vastgesteld zoals opgenomen in de aanpassing meerjarenplan 3 2020-2025 en in bijlage gevoegd.
De aanpassing meerjarenplan 3 2020-2025 wordt vastgesteld zoals in bijlage gevoegd.