2021_CBS_01171 - Wijziging evaluatiereglement leden managementteam Stad & OCMW - Goedkeuring

• Artikel 56-57 van het decreet lokaal bestuur
• Delegatiebeslissing gemeenteraad d.d. 23.09.2019 inzake het vaststellen van personeelsgerelateerde reglementen

Volgende zaken werden reeds in de praktijk toegepast en zijn nu opgenomen in het reglement:

1. In functie van de individuele evaluatie: Inputverzameling op basis van 10 vragen die gebaseerd zijn op de vier leiderschapsrollen en organisatiewaarden. Voorheen werd de input bevraagd op basis van een functiebeschrijving met resultaatsgebieden en competenties (die deels decretaal waren vastgelegd en voor veel inputgevers niet concreet genoeg waren). 
2. Uitbreiding inputgevers: de inputgevers werden uitgebreid met sleutelfiguren, nl. medewerkers die regelmatig in contact komen of samenwerken met het MAT-lid en daarom een waardevolle insteek kunnen geven over de prestaties van het MAT-lid.
3. Goedkeuring collectieve doelstellingen door college van burgemeester en schepenen: het MAT maakt zelf na afloop van het werkjaar een evaluatie van deze doelstellingen op en levert dit rapport af aan het college van burgemeester en schepenen (en niet aan evaluatiecomité). Indien het college van burgemeester en schepenen beslist dat de doelstellingen behaald werden, dan wordt de collectieve managementtoelage toegekend aan ALLE leden van het MAT.

 Volgende zaken zijn ontstaan uit evaluatie van voorgaande evaluatieperiodes i.f.v. het optimaliseren van een nieuw reglement en zijn dus ook nieuw in het reglement

1. De evaluatieperiode verplaatst van oktober-december naar januari-maart van het jaar erop. Dat zorgt er niet alleen voor dat de individuele evaluatie samenvalt met de collectieve evaluatie maar geeft de inputgevers ook de kans om feedback te geven over het volledige afgelopen jaar (i.p.v. tot oktober). 
2. Eén evaluatiecomité voor de decretale graden (voorheen was nog sprake van een ontdubbeling tussen college van burgemeester en schepenen en vast bureau).
3. Het evaluatiecomité kan pas als orgaan samen komen met aanwezigheid van minstens de helft van het college van burgemeester en schepenen.
4. Totstandkoming tussentijds rapport: de manier waarop het tussentijds rapport (dat de leden van het evaluatiecomité ontvangen voorafgaand aan het evaluatiecomité) tot stand komt werd geoptimaliseerd.
5. Een beroepsprocedure werd ingeschreven.
6. Er is ook beschreven wat er dient te gebeuren in geval van een negatief evaluatieresultaat. 

Artikel 194 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt het volgende :

“De personeelsleden hebben recht op opvolging en feedback, al dan niet door middel van een evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau.

(…)

De algemeen directeur, de adjunct-algemeen directeur en de financieel directeur worden in voorkomend geval geëvalueerd door een evaluatiecomité, dat bestaat uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt minstens opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de voorzitter van het vast bureau, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden. Het evaluatiecomité bepaalt of het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig is. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig.

Het ontslag wegens beroepsongeschiktheid ingevolge het ontoereikend functioneren van het personeelslid, is niet mogelijk zonder voorafgaande evaluatie.”

Artikel 152 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn bepaalt het volgende :

“De raad kan ter uitvoering van artikel 48 en 51, § 1, 4°, een managementstoelage vaststellen. In voorkomend geval geldt het volgende :
1° de managementstoelage kan worden toegekend aan een lid van het managementteam als uit de evaluatie blijkt dat de betrokkene uitstekend heeft gepresteerd en de concrete doelstellingen die hem bij de aanvang van de evaluatieperiode waren opgelegd, heeft gerealiseerd;
2° de managementstoelage bedraagt maximaal 8 % van het geïndexeerde brutojaarsalaris;
 3° de raad stelt de nadere regels ter zake vast.”

Het huidige evaluatiereglement voor het managementteam (MAT) dateert van 2015 (met nog wat aanpassingen in 2016). Sinds eind 2017 werd echter in de praktijk, met goedkeuring van de leden van het MAT en na inlichten van het college van burgemeester en schepenen op een andere manier te werk gegaan in de jaren waarop een 360 graden bevraging input de basis vormde van de evaluatie. De voornaamste redenen om anders te werk te gaan waren: 

1. Het verhogen van de hoeveelheid input en van het aantal inputgevers (hoe meer input, des te kwalitatiever de evaluatie)
2. Het optimaliseren van de manier waarop input verzameld werd (op basis van andere toegankelijkere vragen en minder tijdrovend proces)

Een aantal zaken werden reeds in de praktijk toegepast maar waren nog niet opgenomen in een nieuw reglement, een aantal nieuwe zaken werden tevens toegevoegd aan dit reglement. 

De gevolgen n.a.v. de uitvoering van dit reglement zijn voorzien binnen de reguliere budgetopmaak van P&O (meerjarenplanning).