Voor de herbestemming van de kerk tot gemeenschapszaal en voor de aanleg van de publieke groene ruimte tussen de school en de kerk werden twee afzonderlijke dossiers tot aanstelling van ontwerper opgemaakt. Op het college van burgemeester en schepenen van 30 maart 2020 werd de ontwerpopdracht voor dit project “Omgevingsaanleg wijkhuis Beitem” gegund aan BurO GROEN bv, Sint-Eloois-Winkelsestraat 83, 8800 Roeselare.
Dit project is een rechtstreeks gevolg van de uitvoering van drie bouwprojecten in de dorpskern van Beitem. Het bouwen van een nieuwe school, het uitbreiden en verbouwen van het jeugdheem "De Ketting" en het verbouwen en omvormen van het kerkgebouw tot een nieuw wijkhuis voor Beitem hebben er voor gezorgd dat de gemeenschappelijke en openbare omgeving dient te worden heraangelegd. De projectsite is gelegen tussen de Meensesteenweg, de Kerkhofstraat en het fietspad tussen de parking aan de Kerkhofstraat en de Koolbranderstraat.
De eerdere beslissing van de basisschool Sint-Lodewijk uit Beitem (onderdeel van scholengroep Arkorum) om een nieuw schoolgebouw te bouwen, bood de Stad, in samenwerking met de kerkfabriek, de opportuniteit en de nodige hefboom om een gemeenschapscentrum uit te bouwen in de ontwijde kerk.
De Stad treedt op als regisseur en coördinator van het project (nieuwe gemeenschapszaal inclusief omgevingsaanleg) met uitzondering van de bouw van de basisschool en de infrastructuur van het jeugdheem De Ketting.
De ontwijde kerk in Beitem krijgt een herbestemming als gemeenschapszaal (als opvolger van het parochiaal centrum) en zal worden uitgebaat door een nieuw op te richten, overkoepelende vzw voor alle Beitemse verenigingen en inwoners.
De Stad heeft in dit project ook expliciet ingezet op dialoog en participatie met de stakeholders (Beitemse verenigingen en inwoners) en mogelijke partners. De doelstelling was de opmaak van een lokaal gedragen ontwerp. Bij de aanvang van de voorstudie werd een samenkomst georganiseerd met de verschillende belanghebbenden en de ontwerpers van de gemeenschapszaal en de omgevingsaanleg. De conceptnota van de inschrijving vormde de basis voor overleg en inspraak.
Op basis van een digitale vragenlijst in mei 2020 (omwille van de coronamaatregelen), fysieke participatiemomenten op 2 juli en 6 oktober 2020 en fysieke zitdagen in februari 2021 kregen de conceptbeelden vorm in samenspraak met de Beitemnaars en andere prioritaire stakeholders.
Het ontwerp in functie van de heraanleg van het openbaar domein is uitgewerkt met voldoende aandacht voor de wensen en de verwachtingen van de actoren en een kwalitatieve herinrichting van de openbare ruimte met voldoende aandacht voor de collectieve en hedendaagse noden waaraan een multifunctionele openbare ruimte moet voldoen.
In het kader van de opdracht “Omgevingsaanleg wijkhuis Beitem” werd een bestek met nr. 361/004 W2110 657 opgesteld door de ontwerper, BurO GROEN bv, Sint-Eloois-Winkelsestraat 83, 8800 Roeselare.
De projectsite is gelegen tussen de Meensesteenweg, de Kerkhofstraat en het fietspad tussen de parking aan de Kerkhofstraat en de Koolbranderstraat.
Zonering ontwerp:
Het ontwerp is opgevat onder vorm van de indeling van de site in vier belangrijke deelzones. Deze indeling is geënt op een logische opsplitsing van potentiële activiteiten en functionaliteiten, gekoppeld aan de verschillende gebruikersgroepen op de site.
Een eerste zone is de zone waar de voormalige pastorie was gevestigd. De pastorie is inmiddels gesloopt. Deze zone zal worden mee opgenomen in het ontwerp als "pastorietuin". Deze zone zal een 300 m² groot zijn en zal worden ingericht als een multifunctionele groene zone met mogelijkheid tot verschillende activiteiten. De "footprint" van de voormalige pastorie zal opnieuw worden opgetrokken onder vorm van laagblijvende groene hagen, die de muren van de oude pastorie simuleren. Deze vormgeving zal zorgen dat er een bufferzone zal zijn voor spelende kinderen tussen de achterliggende nieuwe site en de Meensesteenweg, wat de veiligheid van die spelende kinderen ten goede komt. Binnen de footprint van de voormalige pastorie zullen ook een tweetal petanquevelden worden aangelegd. De zone "pastorietuin" zal een aaneenschakeling zijn van verschillende kleine park -of tuinkamers die multifunctionele mogelijkheden geven in functie van het gebruik.
De natuurlijke speelzone is gelegen achter het gebouw van "De Ketting". De bestaande bomen op deze locatie werden behouden. Deze speelzone zal worden geoptimaliseerd met een speelgazon, in functie van de activiteiten van de jeugdbewegingen en andere spelende kinderen op de site. Deze speelzone heeft een oppervlakte van 1060 m².
Deze zone staat vooral in functie van ontmoeten en spelen. Centraal in deze zone, zal aan de achterkant van het kerkgebouw een multifunctioneel pleintje van 209 m² worden ingericht die plaats zal bieden voor recepties, festiviteiten en activiteiten in open lucht en dat rechtstreeks met een dubbele glazen deur aansluit op de achterkant van de nieuwe gemeenschapszaal. De directe omgeving zal ook plaats bieden voor een 7-tal nieuwe speelelementen. Binnen het ontwerp zal deze omgeving ook plaats geven aan een aantal beperkte wadi's, die het hemelwater van de verhardingen in de directe omgeving zal opvangen. Deze wadi's hebben voldoende opvangcapaciteit, maar zijn ter gelijk ook voldoende veilig voor spelende kinderen.
De bestaande parking naast de kerk zal worden omgevormd tot een nieuwe parkeerzone die mogelijkheid geeft tot het parkeren aan een 30-tal wagens. Op deze parkeerzone zijn parkeerplaatsen voorzien voor mindervaliden en parkeerplaatsen die voorzien zijn met een laadpunt voor elektrische wagens. Deze zone is ook zodoende uitgerust zodat de bus van "De Lijn" er voldoende mogelijkheden heeft om te keren. Er zal eveneens een "mobi-punt" worden ingericht . Op verschillende plaatsen op de site zijn heel wat fietsenstallingen voorzien. Parkeergelegenheid voor bakfietsen en bromfietsen zijn ook voorzien.
Circulatie en toegankelijkheid:
De circulatie en de toegankelijkheid zijn voldoende gegarandeerd op de site, door de aanleg van paden en verbindingen tussen de verschillende deelentiteiten. De deelentiteiten zijn: de school, De Ketting, de site Krachtbal Beitem en het nieuwe wijkhuis. De toegankelijkheid voor (occasioneel) vervoer van materialen naar de verschillende deelentiteiten is ook voorzien bij de opbouw van het plan. Bij de opmaak van de plannen is eveneens advies gevraagd aan de brandweerzone Midwest in functie van de toegankelijkheid van brandweer- en ambulancediensten.
Er is bij de opmaak van het plan ook voldoende afgestemd met de architecten die de bouw van de gemeenschapszaal voor hun rekening nemen. Hierbij is de relatie en toegankelijkheid tussen de omgevingsaanleg en de gemeenschapszaal in een wederzijds en permanent evenwicht.
Indeling site in functie van evenementen en festiviteiten:
Beitem bruist en leeft! Tal van evenementen en festiviteiten worden jaarlijks ingericht op en rond deze site. De volledige lijst van evenementen en activiteiten is eveneens mee opgenomen bij de opmaak van dit plan in functie van de logistieke en de organisatorische noodzakelijkheden. Hiervoor is ook voldoende afgestemd met de betrokken verenigingen. De nieuwe parkeerzone voorziet eveneens voldoende ruimte om een grote feesttent te kunnen plaatsen van 18 op 32 meter. Ook de opstelzone voor de jaarlijkse kermis en voor "Remorque-rock " is meegenomen bij de uitbouw van dit ontwerp.
De infrastructuurwerken en groenaanleg omvat o.m.:
Meer technische details zijn terug te vinden in de voorstudie.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 428.920,67 excl. btw of € 514.681,24 incl. btw medecontractant (rekening houdende met de btw-wetgeving).
De raming excl. btw overschrijdt de limiet van € 750.000,00 voor het gebruik van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking niet.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De dienst Aankopen heeft dit besluit opgemaakt in samenwerking met het departement Projecten openbaar domein.
planning en timing:
Kosten ten laste van het budget van de Stad:
In deze fase van de opdracht zijn er nog geen definitieve financiële gevolgen aan dit besluit.
De definitieve financiële gevolgen zullen pas gekend zijn bij gunning van de opdracht.
Er is voldoende budget voorzien op de meerjarenbegroting op actie ACT-11921 - "Combineren van kwaliteitsvol onderwijs, met een nieuwe gemeenschapszaal en vergroening in Beitem".
Beleidsdoelstelling: 8 - Vooruit met onze Deelgemeenten
Actieplan: 8.1 - Beitem
Artikels bestuursakkoord:
Het bestek met nr. 361/004 W2110 657 en de raming voor de opdracht “Omgevingsaanleg wijkhuis Beitem”, opgesteld door de ontwerper, BurO GROEN bv, worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 428.920,67 excl. btw of € 514.681,24 incl. btw medecontractant (rekening houdende met de btw-wetgeving).
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau.