1. Stopzetting petanqueclub 'Colora' en infrastructurele nood jeugdvereniging '+13 Beveren'.
- Petanqueclub 'Colora' meldde d.d. 15 april 2022 aan de Stad dat de werking van de club stopgezet zou worden op 30 april 2022 en dat de vzw ontbonden zou worden op 30 juni 2022. De vereniging gaf daarbij aan de huurovereenkomst te willen opzeggen. Omwille van de voortijdige ontbinding van de vzw stelde de petanqueclub ook de vraag om niet te moeten voldoen aan de opzegperiode van zes maand zoals omschreven in de overeenkomst.
- Nadat de Stad besliste om een nieuw wijkhuis en buurtcentrum in Beveren te realiseren werd tussen partijen vzw Katholieke Volkswerken, de Kerkfabriek van de Parochie Heilige Kruisverheffing te Beveren en de Stad Roeselare een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt (beslissing college van burgemeester en schepenen d.d. 17 december 2018). De gemaakte afspraken werden notarieel bekrachtigd d.d. 15 oktober 2021 door een 'minnelijke vroegtijdige beëindiging van een recht van erfpacht' tussen de Kerkfabriek van de Parochie Heilige Kruisverheffing te Beveren en vzw Katholieke Volkswerken, aansluitend gevolgd door een 'vestiging van een recht van erfpacht' tussen de Kerkfabriek van de Parochie Heilige Kruisverheffing te Beveren en de Stad Roeselare.
Deze afspraken hebben tot gevolg dat het gebouw waar de jeugdvereniging '+13 Beveren' momenteel gehuisvest is, zijnde in de Izegemseaardeweg 30, 8800 Roeselare, wordt gesloopt. Aanvankelijk werd onderzocht om de jeugdbeweging in nieuwe wijkhuis en buurtcentrum te herlokaliseren, maar deze optie werd niet weerhouden. Er is nood aan een nieuwe locatie voor de jeugdvereniging vanaf 01 november 2022.
2. Voorstel tot optimalisatie van het gebruik van de lokalen in de Beversesteenweg 310, Roeselare.
De stopzetting van petanqueclub 'Colora' en de vraag naar een herhuisvesting voor jeugdvereniging '+13 Beveren' noodzaken een optimalisatie van het gebruik van de lokalen in de Beversesteenweg 310, met aandacht voor het breder en polyvalenter ter beschikking stellen van de infrastructuur.
A. De actieve Roeselaarse verenigingen blijven gehuisvest in hun huidige lokalen in de Beversesteenweg 310.
- Gymclub 'Flink & Fris' - gelijkvloers ;
- 'Verbroedering Stadswerklieden' (Dipootje) - verdieping.
- Jeugdbond 'JNM' - verdieping ;
- In zitting van 23 september 2019 werd door de gemeenteraad, i.k.v. 'gecoördineerd overzicht bevoegdheidsdelegaties bij de Stad en het OCMW Roeselare' een standaard 'huurovereenkomst voor gebruik van infrastructuur van de Stad Roeselare' goedgekeurd. De bestaande huurovereenkomst tussen Jeugdbond 'JNM' en de Stad Roeselare dateert van 21 december 2017 en is evenwel niet conform deze standaard huurovereenkomst ; de huidige huurprijs die de jeugdbond 'JNM' betaalt, bedraagt 10 euro/maand (exclusief nutsvoorzieningen).
- In de standaardhuurovereenkomst wordt de huurprijs bepaald op basis van de oppervlakte van het (de) gehuurde loka(a)l(en) en of het (de) gehuurde loka(a)l(en) permanent en exclusief gehuurd en/of gebruikt worden. Indien een aangepaste huurovereenkomst wordt opgemaakt volgens de standaard 'huurovereenkomst voor gebruik van infrastructuur van de Stad Roeselare', zou de maandelijkse huurprijs 50 euro/maand bedragen (som van de oppervlakte van de lokalen tussen 50m² en 90m²) (exclusief nutsvoorzieningen), jaarlijks te indexeren volgens het indexcijfer van de consumptiegoederen.
- Er wordt aan het college van burgemeester en schepenen geadviseerd om de huidige huurovereenkomst stop te zetten, met inachtname van de opzegtermijn (tenzij minnelijk anders bepaald) en te vervangen door een nieuwe huurovereenkomst conform de standaard huurovereenkomst.
- Het toepassen van de tarieven vanuit de standaard huurovereenkomst voor elke vereniging gehuisvest in een infrastructuur van de Stad Roeselare, zorgt voor een gelijkheid en evenredigheid en dit zeker voor verenigingen gehuisvest op dezelfde locatie.
B. Er wordt bijkomende infrastructuur opgenomen in het stedelijk verhuursysteem.
B.1. Algemene principes
- De Stad stelt diverse vrijetijdsinfrastructuur ter beschikking aan verenigingen, organisaties en particulieren, bvb. sporthal Schiervelde, TRAX, Kerelsplein, ... De opname van infrastructuur in het stedelijk verhuursysteem bevordert het polyvalent gebruik ervan.
- De stedelijke infrastructuur wordt verhuurd volgens de modaliteiten zoals omschreven in de Algemene en Specifieke gebruiksvoorwaarden. De verhuur van infrastructuur via de gebruiksvoorwaarden creëert transparantie, gelijkheid en eenvoud.
- Het Vrijetijdspunt volgt de reservaties van de stedelijke infrastructuur op. Sitebeheer is verantwoordelijk voor het beheer van de infrastructuur die behoort tot het patrimonium van de Stad en die opgenomen is in het stedelijk verhuursysteem.
- Voor het gebruik van de stedelijke infrastructuur wordt een tarief aangerekend.
- Er wordt een gratis A-tarief toegepast voor gebruik door stadsdiensten, een voordelig B-tarief voor gebruik door Roeselaarse verenigingen en een standaard C-tarief voor het gebruik door particulieren en niet-Roeselaarse verenigingen.
- Er wordt een tarief aangerekend teneinde kosten inzake nutsvoorzieningen en beheer gedeeltelijk te dekken.
- Het voorgestelde tarief voor bijkomende infrastructuur is steeds gebaseerd op het tarief van bestaande stedelijke vrijetijdsinfrastructuur van gelijkaardige grootte. Bv.
- Petanqueterreinen inclusief polyvalente ruimte = gebaseerd op zaaldeel sporthal Beveren, secretariaatscontainer Sportstadion, oranje zaal Kerelsplein.
- Afzonderlijke polyvalente ruimte = gebaseerd op secretariaatscontainer Sportstadion, oranje zaal Kerelsplein.
B.2. Definiëring van de bijkomende infrastructuur
De infrastructuur in de Beversesteenweg 310 die bijkomend opgenomen zal worden in het stedelijk verhuursysteem bestaat uit :
- 16 indoor petanqueterreinen, waarvan 8 terreinen in het lichtrijke centrale gedeelte, 2 terreinen in het achterste gedeelte en 6 terreinen in het gedeelte aan de zijkant. De indoor petanqueterreinen zijn enkel te bereiken via de centrale polyvalente ruimte ;
- Indoor randaccommodatie, nl. een centrale polyvalente ruimte met bar, sanitair (zonder douches) en berging ;
- 9 outdoor petanqueterreinen.
Daarnaast realiseerde de petanqueclub, in samenspraak met de private eigenaar van de aanpalende grond, 16 bijkomende outdoor petanqueterreinen. Een deel daarvan wordt niet alleen als petanqueterreinen gebruikt, maar ook als 'parkeerstrook' voor o.a. de bezoekers van de volledige site en de buurtbewoners.
C. De petanque-infrastructuur wordt vanaf 01 september 2022 opgenomen in het stedelijk verhuursysteem volgens afgebakende modaliteiten.
C.1. Gewenst gebruik van de petanque-infrastructuur na stopzetting petanqueclub 'Colora'
N.a.v. de stopzetting van de petanqueclub 'Colora' werd de Stad benaderd door de recreatieve petanquespelers van de voormalige petanqueclub en door de seniorenverenigingen die (gratis) gebruik maakten van de petanque-infrastructuur. De Stad trad met hen in dialoog op 13 mei 2022.
- De beide doelgroepen wensen verder gebruik te maken van de petanque-infrastructuur - zowel van de indoor en outdoor terreinen als van de randaccommodatie.
- De petanquespelers wensen zich (op vandaag) niet te verenigingen in een nieuwe petanqueclub. De spelers die verbonden zijn aan een seniorenvereniging wensen zich blijvend te verbinden aan de desbetreffende seniorenvereniging; de recreatieve petanquespelers van de voormalige petanqueclub 'Colora' wensen eerder vrijblijvend gebruik te maken van de infrastructuur.
- Mogelijke bezetting:
- De petanquespelers wensen de infrastructuur verder te gebruiken op dezelfde wekelijkse tijdstippen zoals voorheen, o.a. omwille van de overige activiteitenkalender van de seniorenvereniging en het sociaal contact.
- Daarnaast willen de recreatieve spelers nieuwe initiatieven opzetten, rekening houdend met het unieke karakter van de petanque-infrastructuur in de regio Midwest.
- Bovendien is er mogelijk bijkomend gebruik van andere (senioren-) verenigingen om de petanque-infrastructuur te gebruiken. Dit zou kunnen leiden tot het gebruik van de infrastructuur zoals in bijlage toegevoegd.
C.2. Afgebakende modaliteiten
De petanqueterreinen in combinatie met de polyvalente ruimte inclusief bar, berging en sanitair worden vanaf 01 september 2022 bijkomend als sportruimte opgenomen in het stedelijk verhuursysteem, volgens onderstaande modaliteiten:
- Verhuur:
- De infrastructuur wordt in zijn totaliteit verhuurd, zijnde alle aanwezige indoor en outdoor ( inzoverre gelegen op grond van de stad ) faciliteiten (i.e. petanqueterreinen, polyvalente zaal inclusief bar, berging en sanitair).
- De totale infrastructuur wordt beschouwd als sportinfrastructuur, en aldus opgenomen in de Algemene gebruiksvoorwaarden en Specifieke gebruiksvoorwaarden voor sportinfrastructuur.
- De bar die deel uitmaakt van de polyvalente ruimte kan gebruikt worden met vrije keuze van brouwer cfr. werkwijze Oranje zaal Kerelsplein.
- Tarief:
- A-categorie: gratis; B-categorie: € 8,25/u; C-categorie: € 16,50/u.
- De recreatieve petanquespelers van de voormalige petanqueclub 'Colora' kunnen blijvend gebruik maken van de indoor en outdoor infrastructuur, zonder verbintenis aan de voormalige club. Dit type verhuur zou evenwel onder de C-categorie vallen (i.e. verhuur aan particulieren). Zij worden aldus aangemoedigd om hen alsnog te verenigen, bv. in een feitelijke vereniging, omwille van het goedkopere huurtarief (B-categorie), mogelijkheid tot subsidiëring voor verenigingen vanuit de Stad, voorrang op het huren van de infrastructuur, aanspreekpunt vanuit de de Stad, aansprakelijkheid t.a.v. de vereniging i.p.v. t.a.v. een individueel persoon, ...
- Beheer:
- Sitebeheer neemt het dagelijks beheer van de indoor accommodatie op zich;
- Onderhoud Openbaar Domein neemt het onderhoud van de outdoor petanqueterreinen gelegen op grond van de Stad op in het onderhoudsschema van de publiek toegankelijk outdoor petanqueterreinen in de stad;
- De petanqueterreinen gelegen op de aanpalende private grond worden niet beheerd door de Stad. Aan petanqueclub 'Colora' werd meegedeeld om de nodige afspraken te maken met de private eigenaar van de grond waarop de vereniging de outdoor petanqueterreinen realiseerde.
- De outdoor petanqueterreinen gelegen op grond van de Stad zijn vrij toegankelijk, evenwel zonder het gebruik van andere (indoor) faciliteiten en mits voorrang voor huurders van de totale (indoor en outdoor) petanque-infrastructuur (cfr. atletiekpiste Stedelijk Sportstadion en natuurgrasvelden Kerelsplein / De Ark Oekene).
D. De polyvalente ruimte inclusief bar, berging en sanitair wordt vanaf 01 november 2022 bijkomend als afzonderlijke polyvalente ruimte opgenomen in het stedelijk verhuursysteem.
De polyvalente ruimte inclusief bar, berging en sanitair wordt vanaf 01 november 2022 bijkomend als afzonderlijke polyvalente ruimte opgenomen in het stedelijk verhuursysteem, volgens onderstaande modaliteiten:
- Structurele verhuur van de polyvalente ruimte in combinatie met de petanqueterreinen heeft voorrang op het gebruik van de afzonderlijke polyvalente ruimte.
- De polyvalente ruimte wordt beschouwd als socio-culturele infrastructuur, en aldus opgenomen in de Algemene gebruiksvoorwaarden en Specifieke gebruiksvoorwaarden voor socio-culturele infrastructuur.
- De bar die deel uitmaakt van de polyvalente ruimte kan gebruikt worden met vrije keuze van brouwer cfr. werkwijze Oranje zaal Kerelsplein.
- Tarief:
- Vergadering: A-categorie: gratis; B-categorie: € 2/u; C-categorie: € 6/u
- Activiteit: A-categorie: gratis; B-categorie: € 6,8/u; C-categorie: € 20,4/u
- Beheer : Sitebeheer neemt het dagelijks beheer van de indoor accommodatie op zich.
(Het plaatsen van een tussendeur tussen de polyvalente ruimte en de petanqueterreinen zal nodig zijn indien de polyvalente ruimte afzonderlijk verhuurd zal worden).
E. Jeugdvereniging '+13 Beveren' kan gehuisvest worden in de voormalige lokalen van jeugdvereniging 'KAJ Beveren' vanaf 01 november 2022 volgens afspraken opgenomen in de huurovereenkomst.
Na een plaatsbezoek werden, mits een aantal aanpassingen qua sanitair en herstellingen van het binnenschrijnwerk, de vrije lokalen van de voormalige jeugdbeweging 'KAJ Beveren' geschikt gevonden door jeugdbeweging '+13 Beveren', zowel qua grootte, bereikbaarheid en nabijheid van ruimte voor buitenactiviteiten. Ook de mogelijkheid om de polyvalente ruimte inclusief bar, berging en sanitair vanaf 01 november 2022 bijkomend als afzonderlijke ruimte via het stedelijk verhuursysteem te kunnen reserveren is voor de jeugdbeweging een absolute meerwaarde.
Een huurovereenkomst tussen jeugdbeweging '+13 Beveren' en de Stad Roeselare bundelt de gemaakte afspraken. Deze huurovereenkomst wordt opgemaakt volgens de standaard 'huurovereenkomst voor gebruik van infrastructuur van de Stad Roeselare', goedgekeurd in zitting van 23 september 2019 door de gemeenteraad, i.k.v. 'gecoördineerd overzicht bevoegdheidsdelegaties bij de Stad en het OCMW Roeselare'.
In de standaardhuurovereenkomst wordt de huurprijs bepaald op basis van de oppervlakte van het (de) gehuurde loka(a)l(en) en of het (de) gehuurde loka(a)l(en) permanent en exclusief gehuurd en/of gebruikt worden. De maandelijkse huurprijs bedraagt 80 euro/maand (som van de oppervlakte van de lokalen tussen 200m² en 249m²) (exclusief nutsvoorzieningen), jaarlijks te indexeren volgens het indexcijfer van de consumptiegoederen.