Artikels 217 t/m 219 van het Decreet lokaal bestuur.
Door de gemeenteraad (in zitting van 27 juni 2017) en de raad voor maatschappelijk welzijn (in zitting van 5 juli 2017) werd een 'Kader voor het organisatiebeheersingssysteem (OBS) voor de Stad en OCMW Roeselare' vastgesteld. Punt '2.4 Rapportering' van dit kader bepaalt: Jaarlijks rapporteert de algemeen directeur over het OBS aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het managementteam aan de hand van een actuele kopie van het document LOB RSL. Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat ook aan het vast bureau dient gerapporteerd te worden.
Het rapport is een recente kopie van het bestand LOB RSL (Leidraad voor Organisatiebeheersing van Roeselare) en houdt een actuele inventaris in van de meest relevante beheersmaatregelen bij de Stad en het OCMW van Roeselare. Het gaat daarbij over maatregelen die kaderen binnen de 10 thema's uit de 'Leidraad voor organisatiebeheersing voor lokale besturen' ontwikkeld door Audit Vlaanderen.
Deze thema's zijn:
0. Organisatiebeheersing (=OB)
1. Doelstellingen en procesmanagement (=DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (=BHM)
3. Monitoring (=MON)
4. Financieel management (=FIM)
5. Organisatiestructuur (=ORG)
6. Personeelsbeleid (=HRM)
7. Organisatiecultuur (=CUL)
8. Informatie en communicatie (=ICO)
9. Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM)
10.Informatie- en communicatietechnologie (=ICT)
Per thema is in het document LOB RSL een werkblad aangemaakt.
Per thema zijn doelstellingen geformuleerd.
Per doelstelling is er een opsomming van beheersmaatregelen (zowel deze gesuggereerd door Audit Vlaanderen (blauwe lijnen) als de concrete beheersmaatregelen die van toepassing zijn of gepland zijn bij de Stad en/of het OCMW (witte lijnen).
Met het inventariseren van de concrete beheersmaatregelen wordt een overzicht gemaakt van de acties en maatregelen die binnen onze organisatie worden toegepast/uitgevoerd of zijn gepland om de werking van de organisatie te beheersen. Het gaat om diverse maatregelen of afspraken binnen diverse domeinen van de werking en gegenereerd uit diverse bronnen, zoals bijvoorbeeld:
Het betreffen voornamelijk acties die kaderen in, of deel uitmaken van, ondersteunende processen (deze zijn nodig voor het kunnen realiseren van de andere processen) en management- of sturende processen (die bijdragen tot de besluitvorming en het management). Het goed verlopen van deze processen is immers een voorwaarde om de kernprocessen (gericht op het aanbieden van producten en diensten aan burgers en organisaties) goed en vlot te laten verlopen.
Voor zover relevant worden de maatregelen van de Stad en het OCMW afzonderlijk vermeld. Dit gebeurt enkel wanneer er (nog) een onderscheid is omwille van historische of juridische redenen.
De inventaris is een dynamisch instrument. Het wordt permanent aangevuld en up-to-date gehouden. Hij genereert het jaarlijks rapport over het OBS dat door de algemeen directeur aan respectievelijk het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgelegd.
In zitting van het Managementteam van 31 mei 2022 werd het rapport, dat door de algemeen directeur werd voorgelegd, goedgekeurd.
Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur: ... De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Er zijn geen financiële gevolgen.
Er wordt akte genomen van het rapport over het organisatiebeheersingssysteem (2022).