De notulen en het zittingsverslag van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 2 mei 2022 worden goedgekeurd.
Artikels 217 t/m 219 van het Decreet lokaal bestuur.
Door de gemeenteraad (in zitting van 27 juni 2017) en de raad voor maatschappelijk welzijn (in zitting van 5 juli 2017) werd een 'Kader voor het organisatiebeheersingssysteem (OBS) voor de Stad en OCMW Roeselare' vastgesteld. Punt '2.4 Rapportering' van dit kader bepaalt: Jaarlijks rapporteert de algemeen directeur over het OBS aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het managementteam aan de hand van een actuele kopie van het document LOB RSL. Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat ook aan het vast bureau dient gerapporteerd te worden.
Het rapport is een recente kopie van het bestand LOB RSL (Leidraad voor Organisatiebeheersing van Roeselare) en houdt een actuele inventaris in van de meest relevante beheersmaatregelen bij de Stad en het OCMW van Roeselare. Het gaat daarbij over maatregelen die kaderen binnen de 10 thema's uit de 'Leidraad voor organisatiebeheersing voor lokale besturen' ontwikkeld door Audit Vlaanderen.
Deze thema's zijn:
0. Organisatiebeheersing (=OB)
1. Doelstellingen en procesmanagement (=DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (=BHM)
3. Monitoring (=MON)
4. Financieel management (=FIM)
5. Organisatiestructuur (=ORG)
6. Personeelsbeleid (=HRM)
7. Organisatiecultuur (=CUL)
8. Informatie en communicatie (=ICO)
9. Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM)
10.Informatie- en communicatietechnologie (=ICT)
Per thema is in het document LOB RSL een werkblad aangemaakt.
Per thema zijn doelstellingen geformuleerd.
Per doelstelling is er een opsomming van beheersmaatregelen (zowel deze gesuggereerd door Audit Vlaanderen (blauwe lijnen) als de concrete beheersmaatregelen die van toepassing zijn of gepland zijn bij de Stad en/of het OCMW (witte lijnen).
Met het inventariseren van de concrete beheersmaatregelen wordt een overzicht gemaakt van de acties en maatregelen die binnen onze organisatie worden toegepast/uitgevoerd of zijn gepland om de werking van de organisatie te beheersen. Het gaat om diverse maatregelen of afspraken binnen diverse domeinen van de werking en gegenereerd uit diverse bronnen, zoals bijvoorbeeld:
Het betreffen voornamelijk acties die kaderen in, of deel uitmaken van, ondersteunende processen (deze zijn nodig voor het kunnen realiseren van de andere processen) en management- of sturende processen (die bijdragen tot de besluitvorming en het management). Het goed verlopen van deze processen is immers een voorwaarde om de kernprocessen (gericht op het aanbieden van producten en diensten aan burgers en organisaties) goed en vlot te laten verlopen.
Voor zover relevant worden de maatregelen van de Stad en het OCMW afzonderlijk vermeld. Dit gebeurt enkel wanneer er (nog) een onderscheid is omwille van historische of juridische redenen.
De inventaris is een dynamisch instrument. Het wordt permanent aangevuld en up-to-date gehouden. Hij genereert het jaarlijks rapport over het OBS dat door de algemeen directeur aan respectievelijk het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgelegd.
In zitting van het Managementteam van 31 mei 2022 werd het rapport, dat door de algemeen directeur werd voorgelegd, goedgekeurd.
Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur: ... De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Er zijn geen financiële gevolgen.
Er wordt akte genomen van het rapport over het organisatiebeheersingssysteem (2022).
Motena, sinds 1 januari 2015 een welzijnsvereniging (extern verzelfstandigde entiteit), moet een jaarrekening opmaken vanaf het werkjaar 2016.
Door de financieel directeur van Motena werd de jaarrekening 2021 opgemaakt, evenals de waarderingsregels 2021.
De jaarrekening bestaat uit de beleidsevaluatie, de financiële nota en de toelichting. Bij de jaarrekening hoort ook documentatie. Deze bevat aanvullende informatie die niet in de jaarrekening zelf is opgenomen.
Motena toont via de staat van het financieel evenwicht aan dat het beschikbaar budgettair resultaat positief is en eindigt op € 18.235.142, de autofinancieringsmarge positief is en € 3.472 166 bedraagt evenals de gecorrigeerde autofinancieringsmarge die € 2.754.826 bedraagt.
De jaarrekening 2021 en de waarderingsregels werden vastgesteld door de algemene vergadering op 1 juni 2022. Via e-mail d.d. 2 juni 2022 werd de rekening 2021 bezorgd.
Cf. artikel 490§3 van het decreet lokaal bestuur kan de raad voor maatschappelijk welzijn advies uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging. Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.
Om redenen van administratieve vereenvoudiging wordt aan de raad voor maatschappelijk welzijn enkel een advies ter stemming voorgelegd indien er daartoe een specifieke vraag komt vanuit de administratie van Stad en OCMW (diensten van de financieel directeur), het vast bureau of (een of meerdere leden van) de raad voor maatschappelijk welzijn. Indien dat niet het geval is wordt er enkel kennis genomen, wat dus een stilzwijgend gunstig advies inhoudt.
Artikel 490 van het decreet lokaal bestuur
Er zijn geen financiële gevolgen.
Er wordt kennis genomen van de jaarrekening 2021 van Motena.
Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
De jaarrekening 2021 is de tweede jaarrekening volgens de BBC2020-regelgeving.
Stad en OCMW hebben een gezamenlijk meerjarenplan opgesteld dat door beide raden werd vastgesteld (laatste aanpassing van de kredieten van 2021 in de gemeenteraad van 21 december 2021). Beide rechtspersonen hebben samen één doelstellingenboom, waarbij de doelstellingen van het OCMW en die van de Stad vervlochten zijn. Omdat de Stad en het OCMW een geïntegreerd meerjarenplan hebben, wordt het financiële evenwicht voor die twee besturen als één geheel gepresenteerd en beoordeeld.
Omdat elke rechtspersoon voor de eigen verplichtingen en verbintenissen blijft instaan, blijft in de jaarrekening een duidelijk onderscheid bestaan tussen de kredieten van de Stad en die van het OCMW. Dat komt tot uiting in het schema met het overzicht van de kredieten (schema J3), waarin de kredieten voor de Stad en het OCMW apart worden opgenomen
De vaststelling van de jaarrekening behoort tot de voorbehouden bevoegdheden van elke raad.
De Stad en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan. Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moet eerst zijn eigen deel van de jaarrekening vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de jaarrekening definitief is vastgesteld.
Het ontwerp van de jaarrekening bevat de volgende documenten:
A. Beleidsevaluatie:
B. Financiële nota:
C.Toelichting:
De documentatie bij de jaarrekening 2021 is raadpleegbaar op de portaalsite van de mandatarissen en bevat de volgende documenten:
Er zijn geen financiële gevolgen aan dit besluit.
Het deel van de jaarrekening 2021 van het OCMW wordt goedgekeurd zoals in bijlage gevoegd.