2022_GR_00225 - Voorstel van wijziging openingsuren van het recreatiebad van Sportoase Schiervelde - Goedkeuring

Vraag Sportoase Schiervelde

De Stad ontving op 13 december 2022 van Sportoase Schiervelde de melding inzake de financiële uitdaging gerelateerd aan de exploitatie van het zwembadcomplex Sportoase Schiervelde, met ondermeer een voorstel tot aanpassing van de openingsuren van het recreatiebad in Sportoase Schiervelde. Men verwijst naar de gewijzigde omstandigheden, en meer specifiek de gestegen energieprijzen.

Met het oog op een kostenbeheersing ondernam Sportoase reeds een aantal maatregelen, bv. verlaging temperatuur water en douches. Die maatregelen volstaan volgens Sportoase evenwel niet om de impact van de gestegen energieprijzen te compenseren. Bijgevolg stelt Sportoase voor om de openingsuren van het recreatiebad van het zwembadcomplex te wijzigen. Dit betreft een voorstel dat ze ten aanzien van alle Sportoase sites doen. Concreet stelt Sportoase voor site Schiervelde onderstaande voor:

• Geen wijziging van openingsuren:
  • Weekend: 8u00-18u00
  • Weekdagen schoolvakanties: 8u00-22u00
• Wijziging van openingsuren: 
  • Schooldagen ma/di/do/vr: 16u00-21u00
  • Schooldagen woe: 13u00-21u00

Het wijzigen van de openingsuren heeft een rechtstreekse impact op de personeelskost en deels op de energiekost. Het voorstel is volgens Sportoase wenselijk i.k.v. de financiële uitdaging waar ze voor staan. 

Argumentatie i.f.v. advies

Bij een eerste toetsing van dit voorstel inzake de aanpassing van de openingsuren blijkt de impact naar bezoekers eerder gering te zijn (zie bijlage). Dit impliceert dat er principieel geen bezwaar is tegen het voorstel van Sportoase om de openingsuren van het recreatiebad te wijzigen, mits voldaan wordt aan aan aantal voorwaarden, bv. opening voor een grote groep na reservatie (bv. scholen), opening de laatste schooldagen voorafgaand aan een vakantieperiode (bv. na examens), blijvende toegang tot de niet-watergebonden wellness (bv. sauna), ... Het tijdelijk invoeren van deze maatregel per 1 januari 2023, in afwachting van een globale regeling waar op meer permanente wijze afspraken dienen te worden gemaakt via een addendum, laat toe om de meest drastische impact van de gestegen energieprijzen enigszins te temperen en is dan ook in het gezamenlijk belang van beide partijen, zijnde Stad en Sportoase. De impact en de duurtijd van de aanpassing van de openingsuren vereisen doorlopende evaluatie tijdens de periodieke stuurgroep tussen de Stad en Sportoase.

Het voorstel ten gronde dient niettemin verder onderzocht te worden waarna aansluitend met Sportoase onderhandeld kan worden. Na verdere analyse en bespreking met Sportoase zal een ontwerp van addendum opgemaakt worden en voorgelegd aan de gemeenteraad.

Gezien de openingsuren gerelateerd aan de verschillende infrastructuren in Sportoase Schiervelde een essentieel onderdeel zijn van de contractuele relatie tussen de Stad en Sportoase wordt dit punt hoogdringend op de gemeenteraad voorgebracht.

• Motivering hoogdringendheid:
  De impact van corona op het gehanteerd businessmodel van Sportoase Schiervelde was ernstig. De huidige energieprijzen zijn fundamenteel verschillend ten opzichte van de gangbare prijzen op het moment van aanbesteding hetgeen het initiële businessmodel nog verder heeft aangetast. Met het oog op de levensvatbaarheid van de exploitatie is het aanbevolen om het voorstel van Sportoase Schiervelde dat ten goede komt aan beide partijen zo snel mogelijk te implementeren, minstens als voorlopige maatregel onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis.
  
  
• Motivering juridisch overheidsopdrachten:
  • Artikel 38.2° AUR: onvoorziene omstandigheden in hoofde van de aanbesteder
  • Op het moment van opmaak van het businessplan waren de energieprijzen fundamenteel verschillend ten opzichte van huidige situatie. Een gebrek aan vooruitziendheid kan Sportoase niet verweten worden, evenmin de Stad. Gezien er geen indicaties zijn dat de energieprijzen op korte of middellange termijn opnieuw zouden dalen is het aanbevolen om globale heronderhandelingen te voeren. De openingsuren van de verschillende infrastructuren in Sportoase Schiervelde kunnen hier een onderdeel van vormen.
  • Een wijziging op grond van art. 38/2° AUR is toegestaan onder volgende voorwaarden:
  1. De wijziging is het noodzakelijk gevolg van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien;
  2. De wijziging brengt geen verandering in de algemene aard van de opdracht;
  3. De prijsverhoging die het gevolg is van een wijziging is niet hoger van 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

  Aan deze voorwaarden is voldaan.
  
  

Advies

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:

• principieel geen bezwaar te formuleren om de openingsuren van het recreatiebad van Sportoase Schiervelde per 1 januari 2023 voorlopig te wijzigen overeenkomstig het voorstel van Sportoase d.d. 13 december 2022, mits voldaan wordt aan aan aantal voorwaarden, bv. opening voor een grote groep  na reservatie, opening de laatste schooldagen voorafgaand aan een vakantieperiode, permanente toegang tot de niet-watergebonden wellness, ...
• het mandaat te geven om met Sportoase gesprekken op te starten inzake het voorstel van Sportoase d.d. 13 december 2022 en dit met het oog op de sluiting van een addendum waarbij op permanente wijze afspraken worden gemaakt, onder meer inzake de openingsuren van het recreatiebad waarbij het ontwerp van addendum ter goedkeuring aan de raad zal voorgelegd worden.

Sportoase raamt de wijziging van de openingsuren van het recreatiebad van Sportoase Schiervelde op een verminderde uitgave t.b.v. € 125.000 per jaar, op voorwaarde dat hun voorstel van gewijzigde openingsuren van het recreatiebad gedurende een volledig kalenderjaar wordt toegepast.