In de laatste bijeenkomst van de ere-schepenen op 4 mei werd een voorstelling gegeven over het OCMW. Heel wat interessant info materiaal werd gegeven die de werking van de diensten illustreert.
Zo vernamen we dat er gemiddeld 105 aanvragen zijn per week , waarvan 13 per week doorstromen naar een meer langdurige begeleiding binnen het welzijnshuis.
In 2022 werden 1873 begeleidingstrajecten behandeld.
Het aantal leefloongerechtigden was op eind november 2022 849.
Zeker de moeite om te noteren in de rapporten en de evolutie in de tijd van nabij te volgen.
Dit alles werd gerealiseerd met 134 medewerkers.
Deze voorstelling geeft een schematische benadering van ons OCMW.
De vraag die mij triggert is “ Welke resultaten hebben we bereikt ? “ Een inzet van zoveel medewerkers en menselijk kapitaal om het lot te verbeteren van deze mensen die aan de rand van de maatschappij leven vraagt toch meer precisering.
Een modern management die zoveel financiele en menselijke middelen inzet wil toch weten welke “output” “bereikt resultaat “ hier tegenover staat.
Concreet voorbeeld kan gesteld worden:
Bij de start van een semester weet men nu hoeveel dossiers er zijn. In de loop van deze periode zijn er een X-aantal bijgekomen en werden er een Y-aantal afgesloten.
Deze cijfers zijn wellicht nu al beschikbaar.
Om het voor het beleid en de directie nog meer visueel te maken zou men de cijfers gemakkelijk kunnen opdelen naar de items waar zij op slaan.
Als voorbeeld kunnen we stellen:
Hoeveel dossiers vreemdelingen, ( bv. 100 )
Hoeveel dossiers administratieve hulp ( bv. 300 )
Hoeveel dossiers voor financiële steun ( bv. 700 )
Hoeveel dossiers voor huisvestingsproblemen ( bv. 40 )
Hoeveel tewerkstelling werd gerealiseerd ….( bv 80 )
Het is duidelijk dat deze voorbeelden een onvolledige schets zijn. Dit dient ter illustratie van wat een resultaatgerichte rapportering inhoudt.
Om dit te realiseren kan een meetinstrument met 14 items ingezet worden die ik 10 jaar terug heb ontworpen en op punt gezet en u wil aanbieden om de transparantie van onze werking als OCMW voor de raadsleden en de directie op peil te brengen.
Kort samengevat werkt het meetinstrument als volgt:
Bij de hulpvraag wordt de datum en de reden ervan genoteerd .
Bij de stopzetting van het dossier wordt de reden van stopzetting genoteerd evenals het resultaat en de datum.
Dit vraagt aan de dossierbeheerder geen bijzondere bijkomende inspanning.
Zo wordt een enorme databestand opgebouwd.
Nadien wordt er gesorteerd om een rapport te maken. Het rapport wordt bijna automatisch gerealiseerd.
De praktische toepassing is alleen een kwestie van informatica. Bij ons kan dit geen problemen geven gezien de goed uitgebouwde informatica dienst.
Het resultaat vertaalt zich in overzichtelijke cijfermatige tabellen en grafieken
vanuit verschillende invalshoeken.
Met dit rapport voelt iedereen zich gelukkig omdat hij concreet zicht krijgt op zijn resultaten. De dossierbeheerder, de verantwoordelijke van de dienst en de beheerder .
Dit meetinstrument bestaat, is gebruiksklaar en wil ik gratis ter beschikking stellen van het OCMW Roeselare.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om opdracht te geven aan het vast bureau om dit meetinstrument in overweging te nemen.