De notulen en het zittingsverslag van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 september 2023 worden goedgekeurd.
De vertegenwoordiger namens het OCMW wordt uitgenodigd op de buitengewone algemene vergadering van Poolstok cvba op 25 oktober 2023 met als agenda:
M.b.t. de statutenwijziging zijn er juridisch geen opmerkingen.
In de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2022 werd dhr. Matthijs Samyn aangeduid als effectief vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen van Poolstok cvba. In zitting van 21 september 2020 werd mevr. Karen Verplancke aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Er zijn geen financiële gevolgen.
De vermelde punten op de agenda, waarbij een beslissing moet genomen worden en die voorgelegd worden op de buitengewone algemene vergadering van Poolstok cvba op 25 oktober 2023, worden goedgekeurd.
Aan de aangeduide vertegenwoordigers wordt het mandaat toegekend. Zij worden opgedragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de raad van heden. Indien de algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien de algemene vergadering om welke reden dan ook zouden worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
De huidige deontologische code werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 25 maart 2019.
Met een decreet van 3 februari 2023 werd (onder andere) artikel 39 van het decreet lokaal bestuur gewijzigd.
De wijziging betreft de invoering van een verplichting om (naast een deontologische code voor lokale mandatarissen) ook een deontologische commissie op te richten. De samenstelling, werking en bevoegdheid hiervan dient vastgelegd te worden in de deontologische code. Met de voorliggende wijziging wordt aan deze verplichting voldaan.
De voorgestelde wijziging werd doorgesproken met de fractieleiders en is gefundeerd op het model van de VVSG.
De deontologische commissie zal bestaan uit 1 vertegenwoordiger per fractie, aangevuld met de voorzitter van de raad.
De commissie zal conform de procedures uit de code bij ontvankelijke vermeende schendingen van de deontologie een onderzoek voeren en een advies formuleren voor de raad over hoe de (vermeende) schending dient beoordeeld te worden. De finale bevoegdheid om te oordelen blijft bij de raad liggen.
Naast de invoering van de deontologische commissie werden een aantal minimale tekstuele/lay-out aanpassingen doorgevoerd (geen inhoudelijke wijzigingen).
Tijdens de toelichting van dit punt in de bijzondere commissie van juni 2023 werd voorgesteld om dit punt af te voeren van de agenda van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn en voor te leggen aan het fractieleidersoverleg voor verdere bespreking van de vragen die nog gerezen waren.
In het fractieleidersoverleg van september 2023 werden de vragen besproken en werd gekomen tot voorliggend ontwerp.
De wijziging ten opzichte van de versie van juni ligt in het feit dat nu ook, voor zover nodig, ook woordelijk wordt opgenomen dat de beslissing van het ontvankelijkheidsonderzoek met motivering wordt overgemaakt aan alle leden van de commissie.
Artikel 39 van het decreet lokaal bestuur
Er zijn geen financiële gevolgen voor de Stad.
De aanpassingen aan de deontologische code voor de lokale mandatarissen worden goedgekeurd zoals in bijlage gevoegd.
In de laatste bijeenkomst van de ere-schepenen op 4 mei werd een voorstelling gegeven over het OCMW. Heel wat interessant info materiaal werd gegeven die de werking van de diensten illustreert.
Zo vernamen we dat er gemiddeld 105 aanvragen zijn per week , waarvan 13 per week doorstromen naar een meer langdurige begeleiding binnen het welzijnshuis.
In 2022 werden 1873 begeleidingstrajecten behandeld.
Het aantal leefloongerechtigden was op eind november 2022 849.
Zeker de moeite om te noteren in de rapporten en de evolutie in de tijd van nabij te volgen.
Dit alles werd gerealiseerd met 134 medewerkers.
Deze voorstelling geeft een schematische benadering van ons OCMW.
De vraag die mij triggert is “ Welke resultaten hebben we bereikt ? “ Een inzet van zoveel medewerkers en menselijk kapitaal om het lot te verbeteren van deze mensen die aan de rand van de maatschappij leven vraagt toch meer precisering.
Een modern management die zoveel financiele en menselijke middelen inzet wil toch weten welke “output” “bereikt resultaat “ hier tegenover staat.
Concreet voorbeeld kan gesteld worden:
Bij de start van een semester weet men nu hoeveel dossiers er zijn. In de loop van deze periode zijn er een X-aantal bijgekomen en werden er een Y-aantal afgesloten.
Deze cijfers zijn wellicht nu al beschikbaar.
Om het voor het beleid en de directie nog meer visueel te maken zou men de cijfers gemakkelijk kunnen opdelen naar de items waar zij op slaan.
Als voorbeeld kunnen we stellen:
Hoeveel dossiers vreemdelingen, ( bv. 100 )
Hoeveel dossiers administratieve hulp ( bv. 300 )
Hoeveel dossiers voor financiële steun ( bv. 700 )
Hoeveel dossiers voor huisvestingsproblemen ( bv. 40 )
Hoeveel tewerkstelling werd gerealiseerd ….( bv 80 )
Het is duidelijk dat deze voorbeelden een onvolledige schets zijn. Dit dient ter illustratie van wat een resultaatgerichte rapportering inhoudt.
Om dit te realiseren kan een meetinstrument met 14 items ingezet worden die ik 10 jaar terug heb ontworpen en op punt gezet en u wil aanbieden om de transparantie van onze werking als OCMW voor de raadsleden en de directie op peil te brengen.
Kort samengevat werkt het meetinstrument als volgt:
Bij de hulpvraag wordt de datum en de reden ervan genoteerd .
Bij de stopzetting van het dossier wordt de reden van stopzetting genoteerd evenals het resultaat en de datum.
Dit vraagt aan de dossierbeheerder geen bijzondere bijkomende inspanning.
Zo wordt een enorme databestand opgebouwd.
Nadien wordt er gesorteerd om een rapport te maken. Het rapport wordt bijna automatisch gerealiseerd.
De praktische toepassing is alleen een kwestie van informatica. Bij ons kan dit geen problemen geven gezien de goed uitgebouwde informatica dienst.
Het resultaat vertaalt zich in overzichtelijke cijfermatige tabellen en grafieken
vanuit verschillende invalshoeken.
Met dit rapport voelt iedereen zich gelukkig omdat hij concreet zicht krijgt op zijn resultaten. De dossierbeheerder, de verantwoordelijke van de dienst en de beheerder .
Dit meetinstrument bestaat, is gebruiksklaar en wil ik gratis ter beschikking stellen van het OCMW Roeselare.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om opdracht te geven aan het vast bureau om dit meetinstrument in overweging te nemen.