Artikel 194 in het decreet lokaal bestuur bepaalt het volgende:
“De personeelsleden hebben recht op opvolging en feedback, al dan niet door middel van een evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau.
…
De algemeen directeur, de adjunct-algemeen directeur en de financieel directeur worden in voorkomend geval geëvalueerd door een evaluatiecomité, dat bestaat uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt minstens opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de voorzitter van het vast bureau, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden. Het evaluatiecomité bepaalt of het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig is. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig.
Het ontslag wegens beroepsongeschiktheid ingevolge het ontoereikend functioneren van het personeelslid, is niet mogelijk zonder voorafgaande evaluatie.”
Art 152. van het besluit van de Vlaamse Regering houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn bepaalt het volgende:
“De raad kan ter uitvoering van artikel 48 en 51, § 1, 4°, een managementtoelage vaststellen. In voorkomend geval geldt het volgende :
1° de managementtoelage kan worden toegekend aan een lid van het managementteam als uit de evaluatie blijkt dat de betrokkene uitstekend heeft gepresteerd en de concrete doelstellingen die hem bij de aanvang van de evaluatieperiode waren opgelegd, heeft gerealiseerd;
2° de managementtoelage bedraagt maximaal 8 % van het geïndexeerde bruto jaarsalaris;
3° de raad stelt de nadere regels ter zake vast.”
Het huidige evaluatiereglement werd een laatste maal aangepast in 2021: 2021_CBS_01171 - Wijziging evaluatiereglement leden managementteam Stad & OCMW - Goedkeuring
Het huidige evaluatiereglement voor het MAT is op sommige vlakken te rigide door de vaste cyclus (360°-light-360°-light-360°) en timing (januari-maart). Het is wenselijk om flexibeler te kunnen evalueren zowel in format als in tijdstip, zoals dit nu reeds het geval is voor alle andere personeelsleden van Stad & OCMW Roeselare. De rol van een externe partner staat noch wettelijk, noch praktisch ter discussie, maar ook daarin zijn mogelijks nog efficiëntiewinsten te boeken. Verder zijn er ook nog enkele andere modaliteiten van het reglement die voor herziening vatbaar zijn. Bovenal bleek echter bij de evaluatie van de vorige managementevaluatie een zekere ‘inputmoeheid’ door de tweejaarlijkse uitgebreide 360° evaluatie wat de kwaliteit van de input niet ten goede kwam.
In de jaren mét 360° bevraging geven de inputgevers input op basis van de evaluatiecriteria die gebaseerd zijn op de vier leiderschapsrollen binnen de organisatie (rol als leider, coach, manager, ondernemer) en de waarden #VANRSL. Per categorie inputgevers zijn er maximum een 10tal vragen waarop de inputgever het MATlid kan beoordelen aan de hand van een score van 1-5 of ‘ ik kan dit niet beoordelen’ kan aanduiden wanneer men er geen zicht op heeft. Uitzondering hierop zijn de voorzitter van de gemeenteraad en de fractieafgevaardigden die de samenvattende vraag krijgen.
In de jaren zonder 360°bevraging = light evaluatie wordt de input verzameld aan de hand van een gesprek tussen het extern bureau, de functiehouder en de evaluator. In die gesprekken wordt nagegaan in welke mate er sprake is van vooruitgang, een status quo of een achteruitgang.
Aan het CBS wordt gevraagd in te stemmen met een herziening ten gronde van het evaluatiereglement op basis van onderstaande wijzigingen:
Wat de gunning aan een extern bureau betreft doet de Stad Roeselare daarvoor beroep op Poolstok. Poolstok schakelde voor deze opdracht het adviesbureau VALPEO (het vroegere Accord Group Belgium) in dat werd geselecteerd op basis van een Europese aanbesteding. Deze gunning had betrekking op de evaluatiejaren 2021 (360°) -2022 (light) -2023 (360°) -2024 (light). Deze raamovereenkomst met VALPEO is inmiddels afgelopen, waardoor we voor het evaluatiejaar 2026 samen met Poolstok een nieuwe selectieronde organiseerden voor de aanstelling van een extern bureau dat het evaluatieproces zal begeleiden.
Aan deze nieuwe tender namen drie partijen deel: VALPEO, Probis en Covet. Enkel VALPEO en Probis dienden een offerte in. Bij Covet was er tijdens het intakegesprek geen geschikte match.
De voorstellen werden grondig geanalyseerd en onderling vergeleken. Op basis van deze vergelijking werd een advies opgesteld door P&O waarbij we pleiten voor een evaluatie van het volledige managementteam met maximale externe ondersteuning.
Deze keuze garandeert een kwalitatief, objectief en uniform evaluatieproces voor het volledige MAT, met een minimale interne tijdsinvestering. Door de volledige inschakeling van een extern kantoor wordt bovendien de neutraliteit en professionele begeleiding in elke fase van het proces verzekerd. Dit is belangrijk gezien de voorbeeldfunctie en strategische rol van het managementteam binnen de organisatie.
Binnen deze werkwijze biedt Probis de voorkeur als partner. De offerte van Probis is financieel voordeliger (ongeveer €2.000 lager dan VALPEO), maar ook inhoudelijk sterker onderbouwd. Probis onderscheidt zich o.a. door:
Deze combinatie (evaluatie van het volledige MAT-team met maximale ondersteuning van Probis als externe evaluatiepartner) biedt de beste balans tussen kwaliteit, efficiëntie, neutraliteit en kosteneffectiviteit, en sluit het meest aan bij de visie van Stad & OCMW Roeselare op een lerende, ontwikkelingsgerichte organisatie.
Delegatiebeslissing gemeenteraad d.d. 23.09.2019 inzake het vaststellen van personeelsgerelateerde reglementen
De gevolgen n.a.v. de uitvoering van dit reglement zijn voorzien binnen de reguliere budgetopmaak van P&O (meerjarenplanning).
Het evaluatiereglement van het MAT wordt herwerkt op basis van de voorgestelde wijzigingen.
Voor de evaluatie van het voltallige MAT wordt Probis toegewezen als externe evaluatiepartner binnen de nieuwe raamovereenkomst, waarbij Probis instaat voor maximale externe ondersteuning.