De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) en artikel 57, en meer bepaald artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat en artikel 43.
Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het KB van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
De huidige overheidsopdracht "Raamovereenkomst voor de aankoop van schoonmaakproducten, -materialen en sanitaire verbruiksgoederen" met nr. FAC/003 2020 loopt ten einde augustus 2025. Met de opdracht FAC/011 W2410 821 "Raamovereenkomst voor de aankoop van schoonmaakproducten, -materialen en sanitaire verbruiksgoederen" wordt een nieuwe gezamenlijke opdracht in de markt geplaatst.
In het kader van de opdracht “Raamovereenkomst leveren van schoonmaakproducten, schoonmaakmaterialen en sanitaire verbruiksgoederen, dispensers” werd een selectieleidraad met nr. FAC/011 W2410 821 opgesteld door Stad Roeselare.
Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij Stad Roeselare optreedt in naam van het OCMW van Roeselare, vzw Het Portaal, vzw De Spil en de deelnemende besturen van DVV Midwest bij de plaatsing en de gunning van de opdracht.
Stad Roeselare treedt op als aankoopcentrale in die zin dat ze de overheidsopdracht en raamovereenkomst met betrekking tot bovenvermelde leveringen plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten. De aanbestedende overheid (Stad Roeselare) voert de procedure en treedt ook op in naam van het OCMW van Roeselare, Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare en de deelnemende besturen van DVV Midwest, Spanjestraat 141, 8800 Roeselare en De Spil vzw, H. Spilleboutdreef 1, 8800 Roeselare en Het Portaal vzw, De Munt 8, 8800 Roeselare. Gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging.
De aanbestedende overheid wenst efficiënte en effectieve schoonmaakproducten en schoonmaakartikelen aan te kopen, alsook hoogkwalitatieve schoonmaakmaterialen welke een optimale en ergonomische manier van werken nastreven met maximale efficiëntie.
Daarnaast wenst de aanbestedende overheid een partnership te realiseren gebaseerd op continu verbeteren en oplossen van probleemsituaties, waarbij kwaliteitsvolle opvolging op de werkvloer aangeboden wordt door de inschrijver.
De inschrijver biedt bij voorkeur producten aan die efficiënt en effectief kunnen gebruikt worden bij de bestaande onderhoudssystemen, samenstelling van de vloeren en tegemoet komen aan gestelde problemen tijdens de uitvoering van de volledige opdrachtduur.
De inschrijver biedt ecologische schoonmaakproducten aan voor dagdagelijks gebruik.
De aanbestedende overheid hecht veel belang aan een correcte dosering van de verscheidene producten. Een goed doseringssysteem garandeert een sluitende controle op het productverbruik, verhoogt de veiligheid voor de medewerkers (veilig en lekvrij) en geeft het beste poetsresultaat dankzij de juiste dosering van het product. Indien doseerapparatuur voorgesteld wordt, dan wordt deze gratis ter beschikking gesteld gedurende de ganse duur van de opdracht. Dit omvat ook doseerdoppen/pompen, aftapkraantjes en andere kleine doseringsmiddelen. Na het einde overeenkomst zijn deze materialen integraal eigendom van de aanbestedende overheid.
De kwaliteit moet gedurende gans de duur van de opdracht van een constant hoog niveau blijven. Het is niet toegelaten andere producten te leveren dan diegene die bij het indienen van de offerte aangeboden werden. Wanneer een product uit het gamma verdwijnt, moet de leidend ambtenaar hiervan verwittigd worden. In dat geval moet de opdrachtnemer een gelijkwaardig product aanbieden tegen dezelfde prijs als het oorspronkelijk product. Indien dit niet mogelijk blijkt, staat het de aanbestedende overheid vrij om al dan niet akkoord te gaan met het voorgestelde alternatief. Het moet ook mogelijk zijn om betere producten te leveren dan diegene die bij het indienen van de offerte aangeboden werden.
De aanbestedende overheid wenst maximaal producten en materialen te kunnen afnemen per stuk en wil dus geen verplichting om de producten en materialen per verpakking af te nemen.
Deze opdracht is als volgt opgedeeld:
* Basisopdracht Perceel 1 (Schoonmaakproducten en schoonmaakartikelen), raming: € 60.911,18 excl. btw of € 73.702,53 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 1 (Schoonmaakproducten en schoonmaakartikelen), raming: € 60.911,18 excl. btw of € 73.702,53 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 2 (Schoonmaakproducten en schoonmaakartikelen), raming: € 60.911,18 excl. btw of € 73.702,53 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 3 (Schoonmaakproducten en schoonmaakartikelen), raming: € 60.911,18 excl. btw of € 73.702,53 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 4 (Schoonmaakproducten en schoonmaakartikelen), raming: € 60.911,18 excl. btw of € 73.702,53 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 5 (Schoonmaakproducten en schoonmaakartikelen), raming: € 60.911,18 excl. btw of € 73.702,53 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Basisopdracht Perceel 2 (Sanitaire verbruiksgoederen en dispensers), raming: € 47.080,99 excl. btw of € 56.968,00 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 1 (Sanitaire verbruiksgoederen en dispensers), raming: € 47.080,99 excl. btw of € 56.968,00 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 2 (Sanitaire verbruiksgoederen en dispensers), raming: € 47.080,99 excl. btw of € 56.968,00 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 3 (Sanitaire verbruiksgoederen en dispensers), raming: € 47.080,99 excl. btw of € 56.968,00 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 4 (Sanitaire verbruiksgoederen en dispensers), raming: € 47.080,99 excl. btw of € 56.968,00 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw;
* Verlenging 5 (Sanitaire verbruiksgoederen en dispensers), raming: € 47.080,99 excl. btw of € 56.968,00 incl. 21% btw, en het maximale bestelbedrag bedraagt € 172.500,00 excl. btw of € 204.000,00 incl. btw.
De totale uitgave voor Stad Roeselare en OCMW Roeselare wordt geraamd op € 647.953,02 excl. btw of € 784.023,18 incl. 21% btw.
De totale uitgave voor vzw Het Portaal wordt geraamd op € 45.745,08 excl. btw of € 55.351,55 incl. 21% btw.
De totale uitgave voor vzw De Spil wordt geraamd op € 16.653,97 excl. btw of € 20.151,30 incl. 21% btw.
De totale uitgave voor de deelnemende besturen DVV Midwest (gemeente Wingene, gemeente Wielsbeke, gemeente Staden en gemeente Oostrozebeke) wordt geraamd op € 969.769,68 excl. btw of € 1.173.421,31 incl. 21% btw.
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling omwille van de aard van de opdracht (leveringen) en gezien er gegund zal worden (na onderhandelingen) volgens de beste prijs/kwaliteitsverhouding.
Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.
Kosten ten laste van het budget van de Stad:
In deze fase van de opdracht zijn er nog geen definitieve financiële gevolgen aan dit besluit.
De definitieve financiële gevolgen zullen pas gekend zijn bij gunning van de opdracht.
De selectieleidraad, het bestek en de raming voor de opdracht “Raamovereenkomst leveren van schoonmaakproducten, schoonmaakmaterialen en sanitaire verbruiksgoederen, dispensers”, opgesteld door Stad Roeselare worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
De raming bedraagt € 1.680.121,75 excl. btw of € 2.032.947,32 incl. 21% btw.
Overeenkomstig artikel 38, §1, 1°, c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) wordt bovengenoemde opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht.
In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°b van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, zal Stad Roeselare optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken, leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, meer bepaald:
- OCMW Roeselare;
- alle deelnemende besturen van DVV Midwest;
- Het Portaal vzw;
- De Spil vzw.