Notulen  Raad voor Maatschappelijk Welzijn

De notulen en het zittingsverslag van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 mei 2025 worden ter goedkeuring voorgelegd.

Artikel 485 van het decreet lokaal bestuur stelt dat de bepalingen van deel 2, titel 7 van het decreet lokaal bestuur inzake het bestuurlijk toezicht van toepassing zijn op de welzijnsvereniging.

Artikel 193 van het besluit van de Vlaamse Regering BBC en artikel 490 § 2 van het decreet lokaal bestuur: De toelichting bij het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening van de OCMW-vereniging wordt samen met het desbetreffende beleidsrapport en een kopie van het desbetreffende besluit van de raad van bestuur tegelijkertijd verzonden naar de raad of raden voor maatschappelijk welzijn en naar de toezichthoudende overheid.

De vereniging Audio is een samenwerking van en voor lokale besturen en is een Welzijnsvereniging cf. artikel 219 van het decreet lokaal bestuur. Het is een interne auditdienst van tientallen besturen en voert voor deze besturen interne audits uit in diverse domeinen.

Het OCMW is stichtend lid van de vereniging Audio. Stad Roeselare trad toe bij gemeenteraadsbesluit van 24 september 2012.

Audio wordt bestuurd door een algemene vergadering en een raad van bestuur. De Stad/het OCMW  is in de algemene vergadering vertegenwoordigd door schepen Stefaan Van Coillie (effectief vertegenwoordiger) en schepen Matthijs Samyn (plaatsvervangend vertegenwoordiger).

Roeselare heeft geen mandaat in de raad van bestuur (noch het OCMW, noch de Stad).

Het zijn de bestuursorganen van de vereniging die zowel het meerjarenplan als het budget van de vereniging goedkeuren en de rekening vaststellen. Dit gebeurt volgens de regelgeving voor de Beleids- en Beheerscyclus (BBC). Decretaal is bepaald dat de stukken vervolgens dienen overgemaakt te worden aan elk lokaal bestuur dat lid is ,voor agendering op de respectievelijke raden. Voor de rekening dient een kennisname te gebeuren door zowel de raad voor maatschappelijk welzijn als door de gemeenteraad. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan bovendien zo gewenst opmerkingen formuleren.

De Welzijnsvereniging Audio verzoekt de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van het OCMW Roeselare, om kennis te nemen van het verslag van de algemene vergadering, de voorliggende jaarrekening 2024 en eventueel bemerkingen over te maken aan de provinciegouverneur.

In uitvoering van dit verslag verzoekt de Welzijnsvereniging Audio tevens om de toetreding van de gemeente Heusden- zolder formeel goed te keuren.

Dit is conform de groeistrategie van Audio, zoals goedgekeurd door de algemene vergadering van de Welzijnsvereniging Audio d.d. 28 mei 2025.

Artikel 490 van het decreet lokaal bestuur:

De algemene vergadering van de welzijnsvereniging spreekt zich uit over de vaststelling van de jaarrekening voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
Een afschrift van de vastgestelde jaarrekening wordt binnen twintig dagen bezorgd aan de betrokken openbare centra voor maatschappelijk welzijn (in casu ook de gemeenteraad, indien de Stad lid is)
De betrokken raden voor maatschappelijk welzijn/gemeenteraden kunnen advies uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging.

Artikel 20 van de statuten:

Het verslag van de algemene vergadering m.b.t. de jaarrekening dient ter kennisname en voor eventuele opmerkingen voorgelegd te worden aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.

Artikel 7 van de statuten:

De raad van bestuur van de vereniging kan beslissen tot toelating als deelgenoot van de vereniging (toetredend deelgenoot) op voordracht van de directeur Audio. Overeenkomstig artikel 482 van het decreet over het lokaal bestuur vereist toetreding van nieuwe deelgenoten voorafgaandelijke instemming van alle deelgenoten.

Er zijn geen financiële gevolgen.

Artikels 217 t/m 219 van het Decreet lokaal bestuur.

Door de gemeenteraad (in zitting van 27 juni 2017) en de raad voor maatschappelijk welzijn (in zitting van 5 juli 2017) werd een 'Kader voor het organisatiebeheersingssysteem (OBS) voor de Stad & OCMW Roeselare' vastgesteld.  Punt '2.4 Rapportering' van dit kader bepaalt: Jaarlijks rapporteert de algemeen directeur over het OBS aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het managementteam aan de hand van een actuele kopie van het document LOB RSL. Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat ook aan het vast bureau dient gerapporteerd te worden. 

Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) definieert in art. 217 organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken, kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Het kader voor het organisatiebeheersingssysteem (verder afgekort als OBS) (bijlage 1) werd vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam, en werd goedgekeurd door de gemeenteraad (GR) op 27 juni 2017 en door de raad voor maatschappelijk welzijn (RMW) op 5 juni 2017.

Dit kader bestaat uit drie elementen:

- een inventaris van de beheersmaatregelen van Stad en OCMW Roeselare

- een periodieke zelfevaluatie

- jaarlijkse rapportering voor 30 juni van het daaropvolgend jaar

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de GR en de RMW over de geactualiseerde inventaris.

Het voorliggend rapport (bijlage 2) bevat een inventaris van de meest relevante beheersmaatregelen bij de Stad en het OCMW Roeselare. Het gaat daarbij over de maatregelen die kaderen binnen de elf thema’s uit de ‘Leidraad voor organisatiebeheersing voor lokale besturen’, die werd ontwikkeld door Audit Vlaanderen. 

Deze thema's zijn: 

0. Organisatiebeheersing (=OB)
1. Doelstellingen en procesmanagement (=DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (=BHM)
3. Monitoring (=MON)
4. Financieel management (=FIM)
5. Organisatiestructuur (=ORG)
6. Personeelsbeleid (=HRM)
7. Organisatiecultuur (=CUL)
8. Informatie en communicatie (=ICO)
9. Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM)
10.Informatie- en communicatietechnologie (=ICT)

De geactualiseerde inventaris 2025 (bijlage 2) zelf is als volgt opgebouwd:

• Voor ieder thema zijn er door Audit Vlaanderen thema's en organisatiedoelstellingen geformuleerd (kolom 1 genummerd en gemarkeerd). Door de Algemeen directeur en het Managementteam zijn vervolgens, op voorstel van de dienst verantwoordelijk voor de organisatiebeheersing, de beheersmaatregelen bepaald, waardoor voormelde organisatiedoelstellingen bereikt worden. Die beheersmaatregelen zijn lokaal en worden naar gelang de nood gewijzigd, toegevoegd of geschrapt, gezien organisatiebeheersing een dynamisch gegeven is.
• Per doelstelling werd door het MAT een ambtelijk(e) aanspreekpunt/verantwoordelijke aangeduid (kolom 2)
• Per doelstelling worden de beheersmaatregelen opgelijst die van toepassing zijn bij de Stad en/of het OCMW Roeselare (kolom 3)

Deze inventaris bevat informatie over de beheersmaatregelen van de periode 1 juli 2024 (na vorige rapportage GR/RMW d.d. 24 juni 2024) tot 1 mei 2025. Vanaf 2026 zal deze rapportage een volledig kalenderjaar beslaan en enkel nog de beheersmaatregelen van de lopende legislatuur vermelden. 

Door het inventariseren van de concrete en geactualiseerde beheersmaatregelen wordt een overzicht opgemaakt van de acties en maatregelen die binnen onze organisatie worden toegepast/uitgevoerd of zijn gepland om de werking van de organisatie te beheersen.

Het betreffen voornamelijk acties die kaderen in, of deel uitmaken van, ondersteunende en management- of sturende processen. Het goed functioneren van deze processen is immers een voorwaarde om de kernprocessen (gericht op het aanbieden van producten en diensten aan burgers en organisaties) goed en vlot te laten verlopen.

Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur: ... De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.   

Er zijn geen financiële gevolgen.

Motena, sinds 1 januari 2015 een welzijnsvereniging (extern verzelfstandigde entiteit), moet een jaarrekening opmaken vanaf het werkjaar 2016.

Door de financieel directeur van Motena werd de jaarrekening 2024 opgemaakt, evenals de waarderingsregels 2024.

De jaarrekening bestaat uit de beleidsevaluatie, de financiële nota en de toelichting.

Motena toont via de staat van het financieel evenwicht aan dat het beschikbaar budgettair resultaat positief is en eindigt op € 29.248.926,00, de autofinancieringsmarge positief is en € 2.390.173,00 bedraagt.

De jaarrekening 2024 en de waarderingsregels werden vastgesteld door de algemene vergadering van Motena op 28 mei 2025. Via e-mail d.d. 3 juni  2025 werd de rekening 2024 bezorgd.

Cf. artikel 490§3 van het decreet lokaal bestuur kan de raad voor maatschappelijk welzijn advies uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging. Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.

Om redenen van administratieve vereenvoudiging wordt aan de raad voor maatschappelijk welzijn enkel een advies ter stemming voorgelegd indien er daartoe een specifieke vraag komt vanuit de administratie van Stad en OCMW (diensten van de financieel directeur), het vast bureau of (een of meerdere leden van) de raad voor maatschappelijk welzijn. Indien dat niet het geval is wordt er enkel kennis genomen, wat dus een stilzwijgend gunstig advies inhoudt.

Artikel 490 van het decreet lokaal bestuur

Er zijn geen financiële gevolgen.

De jaarrekening 2024 is de vijfde jaarrekening volgens de BBC2020-regelgeving. 

Stad en OCMW hebben een gezamenlijk meerjarenplan opgesteld dat door beide raden werd vastgesteld (laatste aanpassing van de kredieten van 2024 in de gemeenteraad van 24 juni 2024). Beide rechtspersonen hebben samen één doelstellingenboom, waarbij de doelstellingen van het OCMW en die van de Stad vervlochten zijn. Omdat de Stad en het OCMW een geïntegreerd meerjarenplan hebben, wordt het financiële evenwicht voor die twee besturen als één geheel gepresenteerd en beoordeeld.

Omdat elke rechtspersoon voor de eigen verplichtingen en verbintenissen blijft instaan, blijft in de jaarrekening een duidelijk onderscheid bestaan tussen de kredieten van de Stad en die van het OCMW. Dat komt tot uiting in het schema met het overzicht van de kredieten (schema J3), waarin de kredieten voor de Stad en het OCMW apart worden opgenomen

De vaststelling van de jaarrekening behoort tot de voorbehouden bevoegdheden van elke raad.

De Stad en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan. Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moeten eerst hun eigen deel van de jaarrekening vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de jaarrekening definitief is vastgesteld.

B. Financiële nota:

• De doelstellingenrekening (schema J1);
• De staat van het financieel evenwicht (schema J2);
• De kredietrealisatie (schema J3);
• De balans (schema J4);
• De staat van opbrengsten en kosten (schema J5)

C.Toelichting:

• Het overzicht van de ontvangsten en uitgaven naar functionele aard (schema T1);
• Het overzicht van de ontvangsten en uitgaven naar economische aard (schema T2);
• De investeringsprojecten (schema T3);
• De evolutie van de financiële schulden (schema T4);
• De financiële risico's;
• De toelichting bij de balans (schema T5);
• De waarderingsregels;
• De bijkomende toelichting bij de balans en de waarderingsregels;
• De niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen;
• De toelichting van de jaarrekening 2024;
• Het overzicht met de overgedragen investeringskredieten 2024;
• De verwijzing naar de plaats waar bijkomende documentatie beschikbaar is;
• De verplichte vermeldingen en identificatiegegevens.

De documentatie bij de jaarrekening 2024 is raadpleegbaar op de portaalsite van de mandatarissen en bevat de volgende documenten:

• Het overzicht van de beleidsdoelstellingen;
• De toegestane werkings- en investeringssubsidies;
• De samenstelling van de beleidsdomeinen;
• Het overzicht van de verbonden entiteiten (Financiële Vaste Activa);
• De personeelsinzet;
• Het overzicht van de jaarlijkse opbrengst per belastingsoort;
• Het gedetailleerde overzicht van de investeringen 2024.

• Artikel 249, 260 en 261 van het decreet lokaal bestuur.
• Besluit van de Vlaamse regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale (en de provinciale) besturen.
• Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale (en de provinciale) besturen.

Er zijn geen financiële gevolgen aan dit besluit.