2025_GR_00140 - Verslag over het organisatiebeheersingssysteem (2025) - Aktename

Artikels 217 t/m 219 van het Decreet lokaal bestuur.

Door de gemeenteraad (in zitting van 27 juni 2017) en de raad voor maatschappelijk welzijn (in zitting van 5 juli 2017) werd een 'Kader voor het organisatiebeheersingssysteem (OBS) voor de Stad & OCMW Roeselare' vastgesteld.  Punt '2.4 Rapportering' van dit kader bepaalt: Jaarlijks rapporteert de algemeen directeur over het OBS aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het managementteam aan de hand van een actuele kopie van het document LOB RSL. Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat ook aan het vast bureau dient gerapporteerd te worden. 

Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) definieert in art. 217 organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken, kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Het kader voor het organisatiebeheersingssysteem (verder afgekort als OBS) (bijlage 1) werd vastgesteld door de Algemeen directeur, na overleg met het Managementteam, en werd goedgekeurd door de gemeenteraad (GR) op 27 juni 2017 en door de raad voor maatschappelijk welzijn (RMW) op 5 juni 2017.

Dit kader bestaat uit drie elementen:

- een inventaris van de beheersmaatregelen van Stad en OCMW Roeselare

- een periodieke zelfevaluatie

- jaarlijkse rapportering voor 30 juni van het daaropvolgend jaar

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de GR en de RMW over de geactualiseerde inventaris.

Het voorliggend rapport (bijlage 2) bevat een inventaris van de meest relevante beheersmaatregelen bij de Stad en het OCMW Roeselare. Het gaat daarbij over de maatregelen die kaderen binnen de elf thema’s uit de ‘Leidraad voor organisatiebeheersing voor lokale besturen’, die werd ontwikkeld door Audit Vlaanderen. 

Deze thema's zijn: 

0. Organisatiebeheersing (=OB)
1. Doelstellingen en procesmanagement (=DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (=BHM)
3. Monitoring (=MON)
4. Financieel management (=FIM)
5. Organisatiestructuur (=ORG)
6. Personeelsbeleid (=HRM)
7. Organisatiecultuur (=CUL)
8. Informatie en communicatie (=ICO)
9. Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM)
10.Informatie- en communicatietechnologie (=ICT)

De geactualiseerde inventaris 2025 (bijlage 2) zelf is als volgt opgebouwd:

• Voor ieder thema zijn er door Audit Vlaanderen thema's en organisatiedoelstellingen geformuleerd (kolom 1, gemarkeerd en genummerd). Door de Algemeen directeur en het Managementteam zijn vervolgens, op voorstel van de dienst verantwoordelijk voor de organisatiebeheersing, de beheersmaatregelen bepaald, waardoor voormelde organisatiedoelstellingen bereikt worden. Die beheersmaatregelen zijn lokaal en worden naar gelang de nood gewijzigd, toegevoegd of geschrapt, gezien organisatiebeheersing een dynamisch gegeven is.
• Per doelstelling werd door het MAT een ambtelijk(e) aanspreekpunt/verantwoordelijke aangeduid (kolom 2)
• Per doelstelling worden de beheersmaatregelen opgelijst die van toepassing zijn bij de Stad en/of het OCMW Roeselare (kolom 3)

Dit document bevat informatie over de beheersmaatregelen van de periode 1 juli 2024 (na vorige rapportage GR/RMW d.d. 24 juni 2024) tot 1 mei 2025. Vanaf 2026 zal deze rapportage een volledig kalenderjaar beslaan en enkel nog de beheersmaatregelen van de lopende legislatuur vermelden. 

Door het inventariseren van de concrete en geactualiseerde beheersmaatregelen wordt een overzicht opgemaakt van de acties en maatregelen die binnen onze organisatie worden toegepast/uitgevoerd of zijn gepland om de werking van de organisatie te beheersen.

Het betreffen voornamelijk acties die kaderen in, of deel uitmaken van, ondersteunende en management- of sturende processen. Het goed functioneren van deze processen is immers een voorwaarde om de kernprocessen (gericht op het aanbieden van producten en diensten aan burgers en organisaties) goed en vlot te laten verlopen.

Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur: ... De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.   

Er zijn geen financiële gevolgen.