Kosten ten laste van het budget van de Stad:
In deze fase van de opdracht zijn er nog geen definitieve financiële gevolgen aan dit besluit.
De definitieve financiële gevolgen zullen pas gekend zijn bij gunning van de opdracht.
De gemeenteraad keurde in zitting van 28 juni 2021 de selectieleidraad, de raming en de gunningswijze voor de opdracht "Raamovereenkomst m.b.t. de realisatie van een digitaal communicatieschild" goed.
Daarin werd het volgende beslist:
De Stad Roeselare zal de procedure voeren en treedt op als aankoopcentrale overeenkomstig artikel 2, 6°a en artikel 2,7°b van de overheidsopdrachtenwet, m.n. voor begunstigde aanbestedende overheden Motena en de Gemeente Wielsbeke. Die laatste hebben de mogelijkheid om na de gunningsbeslissing, elk voor zich, eveneens een afzonderlijke raamovereenkomst te sluiten met de door de Stad Roeselare aangestelde opdrachtnemer.
De opdracht van de opdrachtnemer bestaat er niet slechts in “een aantal deelopdrachten” te verwezenlijken, maar wel om het ruimere project te verwezenlijken, m.n. de realisatie van het digitale communicatieschild. Dat is niet mogelijk op vier jaar tijd. Daarom zal, behoudens ingeval van voortijdige beëindiging, de raamovereenkomst een looptijd hebben van twaalf jaar vanaf de sluitingsdatum. De aanbestedende overheid behoudt zich wel het recht om de raamovereenkomst op gemotiveerde wijze voortijdig te beëindigen, meer bepaald op de zesde, de achtste of de tiende verjaardag van de sluitingsdatum.
De maximale waarde van de raamovereenkomsten bedraagt:
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 1.283.057,85 excl. btw of € 1.552.500,00 incl. 21% btw en wordt gegund via de mededingingsprocedure met onderhandeling op grond van artikel 38, §1, 1°, a), b), c) en d) van de overheidsopdrachtenwet gezien de raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt.
Het doel van deze opdracht is het gradueel bouwen aan wat het communicatieschild 2025 wordt genoemd. Binnen de stad Roeselare is nood aan een uniforme benadering voor de bestelling van schermen en de softwarematige aansturing, dit om elke vorm van communicatie op een gecoördineerde wijze op de juiste manier, op het juiste moment en via het juiste kanaal tot bij de burger te krijgen.
De kandidaturen m.b.t. de selectie moesten het bestuur ten laatste op 9 september 2021 om 15.00 uur bereikt hebben.
In het kader van deze opdracht werd een gunningsleidraad met nr. ICT/069 W2008 218 opgesteld door het departement ICT in samenwerking met de dienst Aankopen.
Deze gunningsleidraad zal enkel verstuurd worden naar de geselecteerde kandidaten.
De dienst Aankopen heeft dit besluit opgemaakt in samenwerking met het departement ICT.
De gunningsleidraad voor de opdracht “Raamovereenkomst m.b.t. de realisatie van een digitaal communicatieschild”, opgesteld door het departement ICT in samenwerking met de dienst Aankopen, wordt goedgekeurd.
Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan Motena en de gemeente Wielsbeke.