De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 215.000,00 niet) en artikel 57.
Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het KB van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Om het Roeselaars archief, dat op heden op diverse locaties wordt bewaard, op adequate wijze te conserveren, te beheren én om tegemoet te komen aan de capaciteitsproblematiek werd gezocht naar een onderkomen op één locatie.
De piste om dit te realiseren in de loodsen van de stedelijke werkplaatsen werd in de loop van 2022 verlaten. Op dat moment was de situatie qua energieprijzen en grondstofprijzen immers verre van ideaal én dook er vooral een nieuwe opportuniteit op. Vanuit de regio Midwest en vanuit de provincie kwam de vraag om voor de regio een erfgoeddepot op te richten waar steden en gemeenten hun erfgoedcollecties konden onderbrengen. Dergelijke depots bestaan al in de provincie maar Midwest bleef tot op heden een blinde vlek.
Het idee rijpte dan ook om dit regionale erfgoeddepot te gaan koppelen aan het Roeselaars archiefdepot op één en dezelfde locatie. Dit biedt immers kansen om efficiënt met ruimte en middelen om te gaan en bepaalde functionaliteiten te gaan delen.
Voor dit project werd ook een geschikte site gevonden (Schierveldestraat 89, 8800 Roeselare) op Roeselaars grondgebied. Dit gebouw bestaat uit een loodsgedeelte en een kantoorgedeelte waarbij in een eerste fase het leegstaande loodsgedeelte zal omgevormd worden tot depot met alle nodige functionaliteiten.
Het project betreft een samenwerking tussen de Stad en de deelnemende besturen van Midwest, met inbreng van middelen door de provincie en WVI.
Dit specifieke aanbestedingsdossier bestaat uit de aanstelling van een ontwerper voor de bouw van een archief en regionaal erfgoeddepot door de stad Roeselare waarbij de uitvoering gefaseerd wordt voorgesteld met in deze opdracht enkel de inrichting van het loodsdeel.
In het kader van de opdracht “Aanstellen ontwerper voor bouw regionaal erfgoed- en archiefdepot” werd een bestek met nr. ERE/325 W2211 637 opgesteld door de dienst Gebouwenbeheer, in samenwerking met de dienst Aankopen.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 204.000,00 excl. btw of € 246.840,00 incl. 21% btw.
De raming excl. btw bereikt de limiet van € 215.000,00 voor het gebruik van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking niet.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De dienst Aankopen heeft dit besluit opgemaakt in samenwerking met de dienst Gebouwenbeheer.
Kosten ten laste van het budget van de Stad:
In deze fase van de opdracht zijn er nog geen definitieve financiële gevolgen aan dit besluit.
De definitieve financiële gevolgen zullen pas gekend zijn bij gunning van de opdracht.
Het bestek met nr. ERE/325 W2211 637 en de raming voor de opdracht “Aanstellen ontwerper voor bouw regionaal erfgoed- en archiefdepot”, opgesteld door de dienst Gebouwenbeheer, in samenwerking met de dienst Aankopen, worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 204.000,00 excl. btw of € 246.840,00 incl. 21% btw.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.