2023_GR_00086 - Wijziging kaderreglement voor de subsidiëring van projecten - Goedkeuring

Op de gemeenteraad van 27 september 2021 werd het kaderreglement voor de subsidiëring van projecten en evenementen goedgekeurd. Dit kaderreglement trad in werking op 1 oktober 2021. 

Onderstaande modaliteiten zijn van toepassing op dit kaderreglement voor de subsidiëring van projecten: 

• Doel: Het toekennen van financiële middelen als stimulans en ter ondersteuning bij het organiseren van projecten in de vrije tijd op Roeselaars grondgebied. 
• Wie kan een projectsubsidie aanvragen?
  • Roeselaarse verenigingen/wijkcomités 
  • Drie individuen waarvan minstens één individu een uitgesproken link met Roeselare heeft
• Waarvoor kan men subsidiëring aanvragen?
  • Voor de uitwerking van een project dat zich binnen de vrije tijd situeert. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds een standaard project en anderzijds een bijzonder project 
    • standaard project: laagdrempelig, beperkte administratieve opvolging, vast subsidiebedrag 
    • bijzonder project: hogere verwachtingen van de organisator die aan bepaalde extra criteria, met bijhorende punten, dient te voldoen. Een bijzonder project krijgt afhankelijk van het aantal behaalde punten een hoger subsidiebedrag. Deze criteria zijn:
      • inbedding van het project in de beleidsaccenten/speerpunten van de Stad. Deze beleidsaccenten/speerpunten worden kenbaar gemaakt via een bijlage beleidsaccenten/speerpunten, goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen
      • inhoudelijke samenwerkingsverbanden 
      • aantal deelnemers/toeschouwers 
      • citymarketing 
      • innovatie 
      • projecttype  
• Voorwaarden voor zowel een standaard als een bijzonder project zijn, o.a.
  1. Het project valt niet binnen de reguliere werking van de vereniging/organisatie
  2. Het project vindt hoofdzakelijk plaats op grondgebied Roeselare 
  3. Het project omvat tenminste de Roeselaarse bevolking of ontsluit een Roeselaars thema/initiatie.
  4. Het project is publiek toegankelijk 
  5. Het project komt tegemoet aan een aantal criteria inzake duurzaamheid
  6. De aanvrager verbindt zich met volgende engagementen als return
     1. op alle communicatiekanalen worden het stadslogo en vrijetijdspaslogo opgenomen
     2. In het geval dat het project mensen fysiek samenbrengt of een fysieke uiting kent, dient aan de Stad ter plaatse een vorm van visibiliteit verschaft te worden 
     3. er worden minstens twee gratis tickets voorzien voor afgevaardigden van de Stad  
• Ondersteuning 
  • Er kunnen twee vormen van ondersteuning toegekend worden, zijnde een subsidie en logistieke steun
    • subsidie: 
      • voor een standaardproject wordt een vast subsidiebedrag van 500 euro uitgekeerd
      • voor een bijzonder project wordt afhankelijk van het aantal behaalde punten een hoger subsidiebedrag uitgekeerd
        • 1 punt = 75 euro 
    • logistieke steun: aanvragers van een projectsubsidie kunnen vouchers gebruiken voor om het even welke vorm van logistieke steun
      • voucher voor huur materiaal 
        • voor een standaardproject een voucher van 75 euro
        • voor een bijzonder project is het voucher bedrag opnieuw afhankelijk van het aantal behaalde punten
          • 4 - 10 punten: een voucher van 150 euro 
          • vanaf 11 punten: een voucher van 300 euro 
      • kwijtschelden van huur stedelijke infrastructuur voor de tijd die nodig is om het project te realiseren 

In 2023 werd een eerste evaluatiemoment van het kaderreglement voor de subsidiëring van projecten voorzien. In het kader van deze evaluatie worden een aantal wijzigingen aan het kaderreglement aangebracht. 

• Het toevoegen van een aantal voorwaarden waaraan een project moet voldoen (pagina 3):
  • Het project kan gespreid zijn over meerdere al dan niet aaneensluitende dagen. Eenzelfde project dat gespreid wordt over meerdere al dan niet aaneensluitende dagen wordt als één project beschouwd en wordt slechts éénmaal gesubsidieerd. 
  • Het project kan bestaan uit meerdere deelprojecten. Dergelijke projecten worden beschouwd als één project een worden slechts éénmaal gesubsidieerd. 

            Argumentatie: regelmatig worden projecten ingediend die op meerdere dagen plaatsvinden en/of bestaan meerdere kleine deelprojecten. Organisatoren gaan er vanuit dat ze voor elke dag of voor elk deelproject een subsidie kunnen ontvangen. Op dit moment staat hierover niks gespecificeerd in het kaderreglement.  

• Het toevoegen van een aantal projecten die niet in aanmerking komen voor een projectsubsidie (pagina 6):
  • Projecten die passen binnen het kaderreglement voor de subsidiering van muziekevenementen. Deze projecten worden automatisch binnen dat kaderreglement beoordeeld. 
    • Argumentatie: regelmatig wordt een project ingediend via allebei de kanalen. De organisator heeft dan ook de verwachting tweemaal een subsidie te kunnen ontvangen. Een project kan echter slechts éénmaal een subsidie van de Stad ontvangen.   
  • Projecten die ingediend worden door één of meerdere satellieten van de Stad. 
    • Argumentatie: satellieten van de Stad kunnen als samenwerkende partner binnen een project fungeren op voorwaarde dat het project getrokken wordt vanuit een vereniging of een groep van minimum drie individuen (cfr. paragraaf 3.2.2 van het huidige kaderreglement). Een satelliet van de Stad kan dus bijgevolg geen projectsubsidieaanvraag indienen. Deze wijziging betreft dus louter een verduidelijking. 
• Het beperken van het kwijt te schelden huurbedrag in het kader van logistieke steun tot €1.200 met jaarlijkse indexatie i.p.v. onbeperkt. 
  • Argumentatie: De grootorde van kwijt te schelden huurbedragen staat niet altijd in verhouding met het toegekende subsidiebedrag. Daarnaast blijven de meeste kwijtgescholden huurbedragen onder de €1.200. Daarnaast werd bovenstaande beperking ook in het subsidiereglement voor de subsidiëring van muziekevenementen opgenomen. 

Wijzigingen houden geen financiële gevolgen in. 

Bestuursakkoord 2019-2024, 1.5 Verenigd verbonden