2023_GR_00061 - Subsidiereglement Klimaatfonds #VANRSL en Ambassadeursreglement van de Klimaatcoalitie #VANRSL - Goedkeuring

Gelet op het Klimaatplan 2018-2050 van de Stad Roeselare en het Klimaatprogramma waar CO2 neutraliteit voor het ganse grondgebied wordt nagestreefd richting 2050 via verschillende pijlers: duurzame warmte, duurzame energie, renovatie en klimaatadaptatie;

Gelet op de intekening op het "Lokaal Energie - en Klimaatpact" 1.0 en 2.0 in 2021 en 2022 met engagementen op vlak van groen, water, energie, renovatie en mobiliteit die op het ganse grondgebied slaan;

Gelet op de oprichting van de Klimaatcoalitie #VANRSL in 2022;

In het kader van de Klimaatcoalitie #VANRSL wenst de stad organisaties in Roeselare financieel te ondersteunen in de collectieve omslag naar een klimaat neutrale stad. Concreet wenst de stad subsidie te verlenen voor duurzame projecten met een sociaal karakter die meebouwen aan een zacht en ondernemend Roeselare. Hiertoe dient het Klimaatfonds #VANRSL met de modaliteiten bepaald in het subsidiereglement Klimaatfonds #VANRSL

Het subsidiereglement is van toepassing op alle verenigingen of samenwerkingen tussen verenigingen die actief zijn op het grondgebied van de Stad Roeselare. Onder vereniging wordt verstaan:

1. Een vereniging wordt opgericht bij een overeenkomst tussen twee of meerdere personen, leden genaamd. Zij streeft een belangeloos doel na in het kader van één of meer welbepaalde activiteiten. 
2. De vereniging kan ook een feitelijke vereniging zijn. Een feitelijke vereniging is een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, beheerst door de overeenkomst tussen de partijen. 

Om aanspraak te kunnen maken op een projectsubsidie mogen de commerciële activiteiten van de vereniging louter een bijkomstig karakter hebben. Verenigingen zoals bovenstaand gedefinieerd mogen partnerschappen sluiten met organisaties die wel een winstoogmerk hebben.

Per kalenderjaar voorziet de stad minstens één thematische projectoproep. Deze projectoproep wordt bekendgemaakt op een bijeenkomst van de Klimaatcoalitie #VANRSL en/of de communicatiekanalen ingezet voor de Klimaatcoalitie #VANRSL. Om in aanmerking te komen voor subsidie dienen projecten te beantwoorden aan een aantal ontvankelijkheidscriteria:

1. Inspelen op duurzaamheid: het duurzaam karakter blijkt uit de mate waarin een project concreet inspeelt op één of meerdere duurzaamheidsaspect(en) en een positieve bijdrage levert aan de gemeenschappelijke omslag naar een duurzame en klimaat neutrale stad;
2. Ontmoeting stimuleren: een project stimuleert ontmoeting tussen verschillende lokale actoren zoals burgers, verenigingen en ondernemers en leidt tot kennis- en ervaringsuitwisseling;
3. Een sociaal karakter hebben: een project heeft nadrukkelijk oog voor het stimuleren van de sociale cohesie tussen lokale actoren en het versterken van de maatschappelijke kansen van kwetsbare groepen in de lokale gemeenschap.

De selectieprocedure bestaat uit 3 stappen:

STAP 1: Ontvankelijkheidstoets: voldoet het voorstel aan alle voorwaarden in het reglement. Volgende zaken worden gecontroleerd:

• Het statuut van de aanvrager;
• Het voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria; 
• Het grondgebied waarop het project gerealiseerd wordt;
• Voor feitelijke verenigingen, minimum 2 personen moeten hun domicilie in de stad Roeselare hebben;
• Voor vzw's, de hoofdzetel moet in Roeselare zijn;
• Het thema waarop het project zich focust moet overeenkomen met het thema uit de projectoproep;
• In voorkomend geval, moeten de nodige vergunningen bekomen zijn om het project te kunnen realiseren;
• Het dossier moet ingediend worden voor de uiterste datum vermeld in de projectoproep;
• Het dossier moet volledig zijn. Elke aanvraag die onvolledig is of foutieve gegevens bevat, wordt niet als geldig beschouwd. Indien een ongeldig dossier tijdig wordt ingediend, kan de Stad Roeselare de betrokken aanvrager hiervan op de hoogte stellen en een nieuwe en definitieve termijn geven om een dossier in te dienen dat conform is met het huidige reglement. Deze nieuwe definitieve indiendatum kan maximaal 2 weken na de oorspronkelijke uiterste indiendatum van de projectoproep vallen;
• Projecten die reeds een subsidie ontvangen via een ander Stadskanaal kunnen niet in aanmerking komen.

STAP 2: Samenstelling van - en beoordeling door een jury:

Wanneer een dossier voldoet aan de ontvankelijkheidstoets zal dit voorgelegd worden aan een jury die bestaat uit een medewerker van het klimaatteam van de Stad Roeselare als voorzitter en een aantal experten. De voorzitter kent zelf geen scores toe aan de projecten maar volgt het verloop van het jureringsproces op, stelt de jury samen en krijgt finaal beslissingsrecht indien de jury niet tot een akkoord komt. De thematische experten worden aangeduid door de voorzitter en kunnen wisselen afhankelijk van de focuspunten van de projectoproep. Naast de voorzitter bestaat de totale jury uit 3 tot 5 thematische experten waarbij de experten de scores toekennen aan de projecten op basis van de selectiecriteria hieronder beschreven. 

STAP 3: Selectie door een jury

Voor de beoordeling, quotering en selectie van de ingediende projectvoorstellen hanteert de jury de onderstaande selectiecriteria. Elk criterium heeft een maximumscore van 10 punten. De projecten worden gerangschikt van hoogste naar laagste totaalscore overheen de verschillende criteria. Hoe hoger, hoe beter het project voldoet aan de criteria.

1. Positieve impact op het klimaat en/of het milieu: De impact op het klimaat en/of het milieu heeft betrekking op de mate waarin het project een positieve en aantoonbare bijdrage levert aan de omslag naar een duurzame en klimaat neutrale stad. Een projectvoorstel kan inspelen op één of meerdere werven van het klimaatprogramma van Roeselare.
2. Socio-economische impact: Naast de positieve impact op de omgeving, is het socio-economische aspect ook van belang. Een bijzondere aandacht wordt geschonken aan de mate waarin het project werkgelegenheid creëert voor mensen die uit het arbeidscircuit zijn geraakt. Ook wordt er gekeken naar de inspanningen die geleverd worden om mensen in (kans)armoede te bereiken en te laten participeren. Sociale inclusie en cohesie vormen belangrijke elementen die meespelen in de selectie.
3. Participatie en partnerschap: Wordt het project uitgevoerd in partnerschap met andere lokale actoren? Is er een sterke collectieve dimensie, participatief bestuur en/of co-creatie aanwezig? Indien de indienende organisatie een partnerschap sluit met een school, in hoeverre wordt de schoolgemeenschap (ouders, studenten, …) betrokken in het project? 
4. Haalbaarheid en continuïteit van het project: Welke middelen (financieel, materieel, menselijk) zijn er om het project tot een goed einde te brengen, is er diversiteit in de financierings- en inkomstenbronnen, is er een duidelijke planning op korte, middellange en lange termijn, …?
5. Originaliteit van het project: Is het een origineel en vernieuwend project (wat betreft het thema, het beoogde doelpubliek, de geleverde dienst, het soort partnerschap, …)? Is het een project met een voorbeeldfunctie, is het inspirerend, herhaalbaar.

Een goedgekeurd projectvoorstel komt in aanmerking voor een minimum subsidie van 2.500 EUR met een maximum van 10.000 EUR per project binnen de perken van het beschikbare budget voor het Klimaatfonds #VANRSL. Het beschikbare budget voor het klimaatfonds is samengesteld uit het voorziene budget in het meerjarenplan en de ambassadeursbijdragen geregeld via het Ambassadeursreglement. De jury bepaalt de exacte bedragen per goedgekeurd project binnen de vooropgestelde grenswaarden en het beschikbaar budget, rekening houden met de scores van de selectiecriteria. Het bedrag wordt uitbetaald binnen één maand na de ondertekening van de subsidieovereenkomst. Op deze manier heeft de vereniging onmiddellijk de middelen ter beschikking om het project te starten. 

De jury kan niet garanderen dat de gevraagde middelen ook de uiteindelijk toegekende zijn. Bij de bepaling van de exacte subsidiebedragen legt de jury tevens een subsidiepercentage vast ten opzichte van de totaal geraamde projectkost. Dit percentage wordt berekend als het toegekende subsidiebedrag ten opzichte van de totale geraamde projectkost. Indien na oplevering (ten laatste 12 maand na bekendmaking van de goedkeuring) blijkt dat de totale projectkost lager is dan de geraamde projectkost, wordt op basis van dit vastgelegd percentage het correcte subsidiebedrag berekend. Als blijkt dat de indiener recht had op een lager subsidiebedrag op basis van het percentage, stort de indiener dit bedrag terug aan het Klimaatfonds #VANRSL binnen de 14 kalenderdagen. Als blijkt dat de uiteindelijke projectkost hoger is dan de geraamde projectkost wordt het uiteindelijke subsidiebedrag niet aangepast. Op deze manier wordt de aanvrager gestimuleerd om een correcte raming door te geven.

Bij een goedgekeurd project zijn er een aantal communicatieve en evenementiële verplichtingen voor de projectindiener. De indiener verbindt er zich toe:

• de steun van de stad te vermelden in al zijn communicatie en communicatieactiviteiten. De stad stelt de nodige logo’s en communicatiemateriaal beschikbaar via de klimaatswitch.be:
• lid te worden van de Klimaatcoalitie #VANRSL en aanwezig te zijn op de bijeenkomsten van de Klimaatcoalitie #VANRSL indien mogelijk;
• lid te worden van de nieuwsbrief Klimaatswitch #VANRSL;
• lid te worden van de facebookgroep Klimaatswitch #VANRSL indien in bezit van een mediaplatform;
• actief deel te nemen aan het participatieplatform van de Klimaatcoalitie #VANRSL.

Via de Klimaatcoalitie #VANRSL kunnen organisaties ook bijdragen aan de beschikbare middelen van het Klimaatfonds #VANRSL. De modaliteiten hiervoor worden geregeld via het Ambassadeursreglement van de Klimaatcoalitie #VANRSL.

De stad wenst organisaties die een ondernemingsnummer hebben en hun maatschappelijke zetel in Roeselare hebben, alsook verenigingen zoals gedefinieerd in artikel 2 van het subsidiereglement Klimaatfonds #VANRSL de kans bieden om een financiële bijdrage te leveren aan het Klimaatfonds #VANRSL via dit ambassadeursreglement. Organisaties kunnen de middelen van het Klimaatfonds #VANRSL versterken zonder commerciële wederdienst vanuit de Stad Roeselare. Het betreft hier een maatschappelijk engagement om samen met de stad duurzame projecten die meebouwen aan een zacht en ondernemend Roeselare te ondersteunen. De middelen kunnen enkel in geld worden aangeboden aan het Klimaatfonds #VANRSL. Dit fonds wordt beheerd zoals beschreven in het Subsidiereglement Klimaatfonds #VANRSL.

Er kan een vrije bijdrage geleverd worden met een minimum van 1000 EUR. Op deze manier wordt er een zeker gewicht gegeven aan de titel Klimaat Ambassadeur zoals onderstaand beschreven. Deze middelen worden ter beschikking gesteld voor de eerstvolgende projectoproep zoals beschreven in het subsidiereglement Klimaatfonds #VANRSL. Middelen die na de uiterste indiendatum van de projectoproep worden ter beschikking gesteld van het fonds worden automatisch overgedragen naar het volgend jaar en de volgende projectoproep.

Indien een organisatie de middelen van het Klimaatfonds #VANRSL versterkt mag deze de titel “Klimaat Ambassadeur van Stad Roeselare” uitdragen van zodra de middelen van de organisatie worden gebruikt bij de toekenning van de subsidiebedragen aan de projecten door de jury zoals beschreven in het Subsidiereglement Klimaatfonds #VANRSL. Indien een Klimaat Ambassadeur beslist om geen nieuwe middelen ter beschikking te stellen aan het Klimaatfonds #VANRSL voor de volgende projectoproep verloopt deze “Klimaat Ambassadeur” titel bij de uiterste indiendatum van de volgende projectoproep. Indien er gecommuniceerd wordt over de projectoproep en projecten die gebruik maken van de middelen van de Klimaat Ambassadeurs, worden de logo’s van de Klimaat Ambassadeurs vermeld. De vermelding gebeurt op de pagina van de Klimaatswitch #VANRSL, in de vergaderingen van de Klimaatcoalitie #VANRSL en op digitale media van de Klimaatswitch #VANRSL. Indien er een persbericht of -moment wordt georganiseerd worden deze Klimaat Ambassadeurs uitgenodigd alsook tekstueel vermeld. Onder geen beding kan een project integraal worden toegewezen aan een specifieke Klimaat Ambassadeur. Wanneer een organisatie die de titel Klimaat Ambassadeur draagt hierover extern wil communiceren via eigen kanalen (website, sociale media, printcommunicatie, pers..) dient dit altijd vooraf afgestemd te worden met de Stad Roeselare. De Stad Roeselare staat vrij de Klimaat Ambassadeurs te vermelden bij externe communicatie.

Voor beide reglementen zal een aanvraag formulier beschikbaar worden gesteld op de Klimaatswitch.be.

Beide reglementen treden in werking vanaf publicatie van het reglement op de gemeentelijke website en zijn van kracht tot en met 31 december 2025.

Het jaarlijks budget voor het subsidiereglement Klimaatfonds #VANRSL bedraagt 25000 EUR vanuit de Stad Roeselare en is reeds opgenomen in de budgetten van het Klimaatprogramma via ACT10952 Uitvoeren sensibiliseringscampagnes Klimaatswitch.

Een goedgekeurd projectvoorstel komt in aanmerking voor een minimum subsidie van 2.500 EUR met een maximum van 10.000 EUR per project binnen de perken van het beschikbare budget voor het Klimaatfonds #VANRSL. De exacte bedragen worden bepaald door de jury en zal voor het aanvangen van het project gestort worden aan de indiener.

Via het Ambassadeursreglement kunnen extra middelen bekomen worden die het Klimaatfonds #VANRSL versterken. De bijdrage is vrij, maar bedraagt minimaal 1000 EUR. Middelen die na de uiterste indiendatum van de jaarlijkse projectoproep worden ter beschikking gesteld van het fonds worden automatisch overgedragen naar het volgend jaar en de volgende projectoproep. De datum van overschrijving is de leidende datum om te beslissen voor welke projectoproep de middelen worden ter beschikking gesteld.

De ambassadeursmiddelen van het Klimaatfonds #VANRSL zullen na storting op de rekening van de Stad Roeselare gealloceerd worden aan een aparte RAPP actie van het Klimaatfonds #VANRSL

Deze reglementen kaderen in volgende beleidsitems van het bestuursakkoord 2019-2024:

176: uitvoeren klimaatplan en 100% klimaatneutraal zijn teneinde 2050

179: netwerk klimaatswitchers uitbreiden