Met de beslissing van de gemeenteraad van 20 oktober 2008 werd goedkeuring verleend voor het oprichten van een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm in de vorm van een vzw. Tevens werden de statuten van de vzw goedgekeurd.
De algemene vergadering en de raad van bestuur bestaan uit politieke vertegenwoordigers en uit vertegenwoordigers van de gebruikers en de strekkingen.
Algemene vergadering:
Artikel 8 van de statuten bepaalt:
“De vereniging is enkel samengesteld uit de leden. De leden worden onderverdeeld in leden categorie A en leden categorie B. De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering, komt aan deze leden toe.
Het stichtend lid Stad Roeselare, in de oprichtingsakte vermeld sub I., behoort tot de leden categorie A en wordt vertegenwoordigd door zestien gemeenteraadsleden die elk recht hebben op één stem in de algemene vergadering. De vijftien stichtende leden, in de oprichtingsakte vermeld Sub II, behoren tot categorie B leden en hebben elk recht op één stem in de algemene vergadering."
Art. 10 van de statuten bepaalt:
“De verdeling van het aantal vertegenwoordigers afgevaardigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld volgens het systeem D’Hondt, met dien verstande evenwel dat elke fractie van de gemeenteraad met minstens één lid vertegenwoordigd is in de afvaardiging door de gemeenteraad.”
De verdeling gebeurt als volgt:
Raad van bestuur:
Art. 26 van de statuten bepaalt:
“De vereniging wordt bestuurd door de raad van bestuur samengesteld uit vijftien bestuurders, benoemd voor een termijn van maximaal zes jaar en zes maanden en als volgt aangesteld door de Algemene vergadering:
De gemeenteraad van de Stad Roeselare draagt negen bestuurders voor, genaamd bestuurders categorie A, zoals bedoeld in artikel 246 §1 van het Gemeentedecreet. Deze voordracht waarborgt elke fractie een vertegenwoordiging binnen de raad van bestuur.
Ten hoogste twee/derde van de voorgedragen leden zijn van hetzelfde geslacht."
De voorgedragen bestuurders moeten geen gemeenteraadsleden zijn. Iedere fractie moet echter over een vertegenwoordiger beschikken in de raad van bestuur. Vandaar krijgt elke fractie een vertegenwoordiger. De resterende mandaten worden verdeeld naar evenredigheid:
In de gemeenteraadszitting van 25 juni 2019 werden de vertegenwoordigers voor de algemene vergadering van vzw "Het Portaal" aangeduid. Tevens werden de kandidaat-bestuurders voorgedragen voor de raad van bestuur. In zitting van 23 september 2019, 29 juni 2020, 23 november 2020 en 24 januari 2022 werd de samenstelling van de algemene vergadering en/of de raad van bestuur gewijzigd, wat betreft de politieke vertegenwoordiging.
Volgende personen maken deel uit van de algemene vergadering:
Mieke Vanbrussel, Matthijs Samyn, Tom Vandenkendelaere, Margot Wybo, Ria Vanzieleghem, Sander Braeye, Stephanie Davidts, Siska Rommel, Brecht Vermeulen, Lieve Lombaert, Peter Claeys, Koenraad Cracco, Immanuel De Reuse, Steven Dewitte, Gerdi Casier en Piet Delrue
Volgende personen maken deel uit van de raad van bestuur:
Mieke Vanbrussel, Matthijs Samyn, Sander Braeye, Martin Vanhoutte, Brecht Vermeulen, Katelijne Blondeel, Christiane Dewulf, Henk Kindt en Mieke Himpe
N.a.v. het einde van het mandaat van dhr. Steven Dewitte als raadslid (e-mail d.d. 2 augustus 2024) draagt de fractie Groen mevr. Griet Decoster voor als lid van de algemene vergadering.
De volgende personen kunnen niet worden voorgedragen of aangewezen als vertegenwoordiger of bestuurder in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap :
1° de provinciegouverneurs, de gouverneur en de vicegouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, de adjunct van de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant, de provinciegriffiers, de arrondissementscommissarissen en de adjunct-arrondissementscommissarissen als het gemeentelijke extern verzelfstandigd agentschap gevestigd is in hun ambtsgebied;
2° de magistraten, de plaatsvervangende magistraten en de griffiers bij de hoven en de rechtbanken, de administratieve rechtscolleges en het Grondwettelijk Hof;
3° de leden van het operationeel, administratief of logistiek kader van de politiezone waar de gemeente toe behoort die het gemeentelijke extern verzelfstandigd agentschap heeft opgericht of die erin deelneemt;
4° de personen die op commerciële wijze of met een winstoogmerk activiteiten uitoefenen in dezelfde beleidsdomeinen als het agentschap en waarin het agentschap niet deelneemt, alsook de werknemers en de leden van een bestuurs- of controleorgaan van die personen;
5° de personen die in een andere lidstaat van de Europese Unie een ambt of een functie uitoefenen, gelijkwaardig aan een ambt of een functie als vermeld in dit artikel, en de personen die in een lokale basisoverheid van een andere lidstaat van de Europese Unie een ambt of een mandaat uitoefenen dat gelijkwaardig is aan dat van gemeenteraadslid, schepen of burgemeester.
Er zijn geen financiële gevolgen.
Kennis wordt genomen van de vervanging van dhr. Steven Dewitte in de algemene vergadering van vzw Het Portaal door mevr. Griet Decoster.
Volgende personen maken deel uit van de algemene vergadering:
Mieke Vanbrussel, Matthijs Samyn, Tom Vandenkendelaere, Margot Wybo, Ria Vanzieleghem, Sander Braeye, Stephanie Davidts, Siska Rommel, Brecht Vermeulen, Lieve Lombaert, Peter Claeys, Koenraad Cracco, Immanuel De Reuse, Griet Decoster, Gerdi Casier en Piet Delrue
Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan vzw Het Portaal, De Munt 8, 8800 Roeselare.