Steden en gemeenten werken meer en meer met elkaar samen. Geregeld wordt daarbij personeel "gedeeld" of vanuit één bestuur ter beschikking gesteld aan een ander bestuur of andere besturen. In zo'n samenwerkingen is het telkenmale belangrijk goed te onderzoeken of de betalingen van dergelijke prestaties al dan niet BTW-plichtig zijn. In geval van twijfel wordt aangeraden een zogenaamde ruling af te sluiten met de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën.
Een ruling (voorafgaande beslissing) kan worden gedefinieerd als een beslissing waarmee de FOD Financiën bepaalt hoe de belastingwetten zullen worden toegepast op een specifieke situatie of verrichting die op fiscaal vlak nog geen uitwerking heeft gehad.
Deze ruling geeft rechtszekerheid aan de aanvrager, want ze bindt alle diensten van de FOD Financiën, m.a.w. alle diensten van de FOD Financiën moeten deze ruling in acht nemen.
Een officiële rulingaanvraag kan worden vooraf gegaan door een "prefiling". Daardoor kan het indienen van een aanvraag voor een voorafgaande beslissing zo goed mogelijk worden voorbereid.
Als de samenwerking gebeurt via een kostenvereniging of samenwerkingsverband dat:
Uitsluitend diensten verleent aan zijn leden;
Tegen exacte kostprijs (zonder winstmarge);
En de leden btw-vrijgestelde activiteiten of overheidstaken uitvoeren;
dan is er sowieso BTW-vrijstelling en is er geen ruling nodig.
In 2018 werd bij de opstart van de werking van DVV Midwest onder begeleiding van kantoor Vandelanotte een prefilling opgemaakt om een ruling met de BTW commissie aan te vragen.
Bij de opmaak van het aanvraagdossier voor de ruling, heeft Vandelanotte gemotiveerd dat de werking van DVV Midwest onder verschillende uitzonderingsgronden valt zoals opgenomen in de BTW circulaire, waardoor DVV Midwest vrijgesteld zou zijn van BTW.
Deze ruling werd uiteindelijk nooit formeel beoordeeld door de BTW commissie omdat men geen uitspraak kon doen over het voorafgaandelijk karakter.
In 2018 werd bij de opstart van de werking van DVV Midwest onder begeleiding van kantoor Vandelanotte een prefilling opgemaakt om een ruling met de BTW commissie aan te vragen.
Bij de opmaak van het aanvraagdossier voor de ruling, heeft Vandelanotte gemotiveerd dat de werking van DVV Midwest onder verschillende uitzonderingsgronden valt zoals opgenomen in de BTW circulaire, waardoor DVV Midwest vrijgesteld zou zijn van BTW.
Deze ruling werd uiteindelijk nooit formeel beoordeeld door de BTW commissie omdat men geen uitspraak kon doen over het voorafgaandelijk karakter. Sindsdien heeft DVV Midwest steeds gewerkt volgens de afgesproken principes in de prefilling. Dit betekent dat een transparante boekhouding wordt gevoerd (aanvullend volgens BBC), dat voor intergemeentelijk personeel een duidelijk overzicht wordt bijgehouden van de verschillende kosten die volgens een afgesproken verdeelsleutel verdeeld worden onder de deelnemende besturen.
De besturen hebben in het najaar van 2024 de beslissing genomen om de NIP werking in te kantelen van PZ RIHO naar DVV Midwest. Naast Midwest-gemeenten maken ook niet-Midwest-gemeenten gebruik van deze dienstverlening (wat momenteel ook zo behouden zou blijven). Gelet op dit nieuw gegeven, keurde de Raad van Bestuur goed om advies in te winnen van Joost De Bauw, BTW expert.
Om te voldoen aan de voorwaarden van het Wetboek BTW dient DVV Midwest, op basis van het advies van Joost De Bauw, een nieuwe zelfstandige groepering op te richten met bijhorende administratieve formaliteiten. In uitvoering hiervan is een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt om een kostendelende vereniging ‘intergemeentelijk samenwerking Midwest’ op te richten die ter goedkeuring wordt voorgelegd (cf. bijlage).
Met uitzondering van éénmalige advieskosten en wat extra administratief werk zijn er geen kosten verbonden aan de oprichting van de kostendelende vereniging. Integendeel, door de oprichting en de samenwerkingsovereenkomst wordt vermeden BTW te moeten betalen. Uiteraard zijn er wel de directe en indirecte kosten van het gedeeld personeel, maar die waren er vroeger ook al. De oprichting van de kostendelende vereniging verandert daar niets aan. Die kosten zouden er trouwens ook zijn, mocht er niet samengewerkt worden en het om eigen Roeselaars personeel zou gaan.
De Gemeenteraad neemt akte van de oprichting van de kostendelende vereniging “intergemeentelijke samenwerking Midwest”.
De Gemeenteraad keurt de hierbij voorgelegde samenwerkingsovereenkomst, zoals in bijlage gevoegd, goed.
Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd op dvv-midwest@midwest.be.