Het college van burgemeester en schepenen keurde op 20 maart 2023 de aanstelling van BurO GROEN bvba, KBO nr. BE 0861634667, Sint-Eloois-Winkelsestraat 83, 8800 Roeselare goed via deelopdracht 5 van de raamovereenkomst "ERE/273-2019 (W1910 135) - Aanstellen huisontwerper kleinschalige groenprojecten - Vergroenen Oekene."
Eind 2022 werd een studie opgestart om te onderzoeken welke kansen en potenties Oekene te bieden heeft in functie van vergroenen, ontharden en verbinden. In het voorjaar van 2023 hebben heel wat overlegmomenten plaatsgevonden met diverse betrokken actoren. In mei 2023 vond een eerste info- en participatiemoment plaats met de bewoners van Oekene en diverse betrokken actoren. Gedurende de tweede helft van 2023 zijn de diverse potentiële groene zones in kaart gebracht en ontwerpmatig uitgewerkt met bijhorende ramingen. In het najaar van 2023 werd een selectie gemaakt van de effectief te ontwerpen zones. Naast het project ‘trage-wegen-netwerk’ is eveneens de zone ‘dorpsplein’, uit de voorstudie, verder uitgewerkt als ontwerp voor dit specifieke project.
Masterplan:
Na de aanstelling van BurO GROEN in maart 2023, als ontwerper voor dit project, is de opdracht gegeven om een masterplan voor de vergroening van Oekene uit te werken.
Bij de opstart van het traject is een visie uitgewerkt en zijn een aantal doelstellingen vooropgesteld voor Oekene. Deze doelstellingen zijn omgezet in een masterplan en zijn hierbij de volgende: vergroenen, ontharden, versterken, verbinden.
Binnen dit masterplan was het de opzet om alle potentiële (groen)zones in kaart te brengen binnen een bepaalde perimeter van de dorpskern van Oekene. De opzet was om deze zones in kaart te brengen, deze onderling te gaan verbinden en deze verder te gaan ontwikkelen, samen met de herinrichting en ontwikkeling van een trage wegennetwerk.
De totale perimeter van de projectzone van het masterplan reikt in noordelijke richting vanaf de kerk van Oekene, in oostelijke richting, tot het gebied van AZ Delta, in het zuiden tot aan de recreatieve site van de Ark Oekene (Plaatsmolenstraat) en in westelijke richting zijn het speelplein, de boomgaard, het graspad tussen de boomgaard en de Kerkweg meegenomen.
Het centrale punt en sluitstuk is uiteraard het dorpsplein zelf.
Participatie en adviezen:
Er zijn gedurende het traject voor het globaal project voor Oekene in functie van ontharding en vergroening, heel wat actoren betrokken:
Het project ‘dorpsplein’ is vanaf het begin onderworpen aan een participatietraject met verschillende betrokken actoren.
Deze actoren hebben de functionaliteit en de vormgeving mee bepaald onder de vorm van participatie en/of advies.
Een van de belangrijkste actoren voor het nieuwe concept voor het dorpsplein is ongetwijfeld het ‘Gardeboecomité’ welke sinds kort onder de nieuwe naam ‘Oekene Feest’ doorgaat.
Het bestuur van deze organisatie is vanaf het begin (mei 2023) van het ontwerptraject betrokken partij, gezien het plein jaarlijks het bruisend hart vormt van hun festiviteiten. Sinds jaar en dag plaatsen zij traditioneel hun feesttent op het plein. Logischerwijs zijn zij daarom veruit de belangrijkste partner hierin.
Gedurende het ontwerptraject hebben er daarom heel wat overlegmomenten plaatsgevonden met het comité.
De exacte locatie, de afmetingen van de feesttent en de bijhorende faciliteiten zijn hierbij meegenomen in het ontwerpplan.
Een eveneens belangrijke gebruiker van het plein en de directe omgeving is de dokterspraktijk, huidig gelegen aan de Kerkweg en in 2025 verhuizend naar een nieuwbouw aan het plein, op de locatie van de voormalige bakkerij. Met de dokterspraktijk zijn sinds mei 2023 diverse bilaterale overlegmomenten en afstemmingen geweest, dit vooral betreffende het mobiliteitsaspect en de benodigde parkeerfaciliteiten.
Uiteraard zijn de bewoners van Oekene zelf de belangrijkste betrokken partij. Binnen het participatietraject hebben twee (info)momenten, inclusief feedback plaatsgevonden. Deze hebben plaatsgevonden in mei 2023 en februari 2024. Tussen deze twee momenten in, heeft er nog een infowandeling plaatsgevonden om de ruime visie rond de vergroening van Oekene te duiden, dit zowel voor het project trage wegen en het project rond het dorpsplein. Burgers konden ook suggesties geven of vragen stellen via een pagina op de website van de Stad Roeselare.
Ontwerp: (bijlages 5, 8, 9)
De hoofddoelstelling voor het vernieuwen van het dorpsplein, is het ontharden en groener maken van dit plein. Het huidige plein is een lappendeken van asfalt en beton. Er is geen groen aanwezig, met uitzondering van enkele verplaatsbare plantenbakken. De functionaliteit die het dorpsplein op dit moment heeft, is heel beperkt.
Het plein dient op heden als een verharde oppervlakte voor:
Het is duidelijk dat mits een goede herschikking en herinrichting, dit plein veel multifunctioneler en mooier kan worden ingericht binnen de dorpskern van Oekene. Meer groen en minder verharding zal de kern van Oekene omtoveren tot een mooi, aangenaam en multifunctioneel gegeven. Hierbij is uiteraard rekening gehouden met een aantal belangrijke zaken, zoals halteplaats voor de lijnbus en de tent van de Gardeboefeesten.
Feesttent Gardeboefeesten:
Het nieuwe ontwerp van het dorpsplein en de configuratie van de feestinfrastructuur van de jaarlijkse Gardeboefeesten in de maand september, dienden bij de ontwerpopmaak goed op elkaar te worden afgestemd. In functie van deze afstemming hebben in 2023 reeds overlegmomenten plaatsgevonden. Vooral het plaatsen van de feesttent speelt een grote rol in de opmaak van het ontwerp van het nieuw aan te leggen plein. Bij de opmaak van de eerste schetsontwerpen in 2023 is reeds rekening gehouden met de noden en wensen van de VZW Gardeboefeesten. Er zijn door de Stad Roeselare en het studiebureau een aantal voorstellen uitgewerkt, rekening houdende met en op maat van de jaarlijks te plaatsen feesttent. Verschillende scenario's werden uitgewerkt waarbij verschillende afmetingen en vormen werden voorgesteld om te voldoen aan de benodigde minimumoppervlakte van de feesttent.
In het verleden zijn door de VZW verschillende afmetingen van tenten gebruikt. De nieuwe scenario's gaven de mogelijkheid om een tent te plaatsen van 15 meter op 20 meter of een grotere versie van 15 meter op 25 meter. In overleg is de keuze gemaakt om ruimte te voorzien voor een tent van 15 meter x 25 meter.
Mobiliteit:
De omvorming van het plein brengt ook een aantal mogelijkheden met zich mee om een vlotte mobiliteit en geleiding te geven aan het verkeer in Oekene. De opzet bestaat er in om van de Kerkweg een éénrichtingsstraat te maken richting het dorpsplein. (bijlage 16) De Burgemeestersstraat blijft een twee-richtingsstraat. In het nieuwe ontwerp zal er dus geen gemotoriseerd vervoer meer kunnen de Kerkweg inrijden van uit de richting van het dorpsplein. Het inrijden van de Burgemeestersstraat zal de enige mogelijkheid zijn en is onderworpen aan testen ter plaatse met een bus en een vrachtwagen, welke geen problemen opleveren. Enkel de Lijnbus zal het dorpsplein nog mogen oprijden om te halteren, te draaien en terug weg te rijden.
Voor het voorstel van de invoering van éénrichtingsverkeer waren reeds de volgende stappen genomen in de fase schetsontwerp en voorontwerp en vervolgens in het definitieve ontwerp:
De invoering van dit éénrichtingsverkeer is een noodzaak om het plein voor een stukje te kunnen ontharden, in combinatie met het plaatsen van de tent voor de Gardeboefeesten. Het invoeren van het éénrichtingsverkeer in de Kerkweg zal bepalend zijn voor de vergroening van het plein, gezien de beperkte ruimte op de samenvloeiing van het plein en de Kerkweg. Zonder het invoeren van de Kerkweg als éénrichtingsstraat kan de ontharding en vergroening van het dorpsplein niet plaatsvinden onder deze vorm en zou uiteindelijk een te beperkte ontharding opleveren.
Het éénrichtingsverkeer is voorzien onder vorm van voorlopige verkeersingrepen en de bijhorende signalisatie. (bijlage 16) Deze ingrepen zijn niet opgenomen in het ontwerp, bestek en uitvoering van het project ‘Dorpsplein', maar zullen aanvullend worden gerealiseerd. In de toekomst kan de Kerkweg op zijn geheel worden heringericht, indien gewenst. Hiervoor zijn ook reeds scenario's, plannen en een raming gemaakt in de fase van het schetsontwerp. Deze kunnen dienen als basis om op termijn een eventuele heraanleg van de Kerkweg te voorzien. Deze zaken zijn in permanent overleg gebeurd met de dienst Mobiliteit en de bevoegde schepen van Mobiliteit.
Parkeren:
Met de herinrichting van het dorpsplein zullen de 10 bestaande parkeerplaatsen op het plein zelf, wegvallen. De parkeerplaatsen in het verlengde van de Kerkweg blijven bestaan en zullen worden herschikt. Hierbij is uiteraard ook rekening gehouden met de noodzakelijkheden voor de dokterspraktijk. Er is door de dienst Mobiliteit een analyse gebeurd, waarbij in een straal van 200 meter rond het dorpsplein alle openbare parkeermogelijkheden in kaart zijn gebracht.
Het parkeren en de bereikbaarheid in functie van de dokterspraktijk is van heel dichtbij bekeken. Dit in nauwe samenwerking met de architecten van de dokterspraktijk, de dienst Mobiliteit en de dienst Omgevingsvergunningen van de stad. De parkeermogelijkheden op openbaar domein in de nabije omgeving van de dokterspraktijk zijn in kaart gebracht en moeten voldoende mogelijkheid bieden aan de patiënten van de dokterspraktijk inzake parkeergelegenheid, bereikbaarheid en toegankelijkheid.
Bushalte op het dorpsplein:
De huidige bushalte annex rusthalte voor de bus van De Lijn, maakt integraal deel uit van het nieuwe ontwerp. Er zijn tal van scenario's onderzocht om de bus van De Lijn een nieuwe plaats te geven in Oekene. Deze oefening was geen evidentie, gezien ook de verwachtingen en eisen vanuit De Lijn. De bushalte op het dorpsplein, voor het Gemeentehuis, zal dus blijven bestaan. De huidige halteplaats zal opnieuw worden ingericht bij de nieuwe aanleg en dit volgens wensen, regels en richtlijnen van De Lijn. Er is een verhoogd perron voorzien met bijhorende faciliteiten en de draaicirkels op het plein zijn aangepast op maat van De Lijn. (bijlage 17 en 18)
Vergroenen: (bijlage 10 en 11)
In het nieuwe ontwerp zijn heel wat groenvakken met bomen en kruidachtigen voorzien die er zullen voor zorgen dat het op heden grijze en kale dorpsplein kan worden omgevormd tot een groene en aangename kern voor Oekene. Dit betekent een ontharding van ongeveer 600m².
Bij het inplannen en positioneren van de groenvakken is rekening gehouden met de verschillende aspecten zoals de mobiliteitscirculatie, de buscirculatie, de jaarlijkse plaatsing van de feesttent,… Er is ook het nodige straatmeubilair voorzien onder vorm van enkele zitbanken en fietsnietjes. Deze zijn niet inbegrepen in deze opdracht, maar worden geleverd en geplaatst via een lopend raamcontract.
Glasbol:
Op het einde van de Kerkweg, ter hoogte van het dorpsplein staat nog een bovengrondse glasbol. Deze glasbol vormt een fysieke en visuele belemmering voor zowel de huidige situatie als voor het toekomstige ontwerp van het dorpsplein. In samenwerking met MIROM zal deze glasbol een nieuw plaatsje krijgen in de directe omgeving van de kerk.
Historiek en fasering project:
Duiding overheidsopdracht en aanbesteding:
In het kader van de opdracht “Ontharden en vergroenen dorpsplein Oekene” werd een bestek met nr. GRO/215 W2301 836 opgesteld door de ontwerper, BurO GROEN bv, Sint-Eloois-Winkelsestraat 83 8800 Roeselare.
De werken omvatten o.m. ontharden en vergroenen dorpsplein Oekene:
Plaats van uitvoering: Sint-Eloois-Winkelsestraat / Kerkweg – 8800 Roeselare
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 279.317,18 excl. btw of € 336.111,09 incl. btw medecontractant - rekening houdend met de btw-wetgeving.
De raming excl. btw overschrijdt de limiet van € 750.000,00 voor het gebruik van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking niet.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Het voorziene budget is toereikend voor de opdracht.
De dienst Aankopen heeft dit besluit opgemaakt in samenwerking met het departement Beleidsontwikkeling Ruimte - Leefmilieu, water & groen.
Kosten ten laste van het budget van de Stad:
In deze fase van de opdracht zijn er nog geen definitieve financiële gevolgen aan dit besluit.
De definitieve financiële gevolgen zullen pas gekend zijn bij gunning van de opdracht.
Het bestek met nr. GRO/215 W2301 836 en de raming voor de opdracht “Ontharden en vergroenen dorpsplein Oekene”, opgesteld door de ontwerper, BurO GROEN bvba, Sint-Eloois-Winkelsestraat 83, 8800 Roeselare worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 279.317,18 excl. btw of € 336.111,09 incl. btw medecontractant- rekening houdend met de btw-wetgeving.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.